RESOLUÇÃO Nº 163, DE 29 DE SETEMBRO DE 2005.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever do Poder Público de garantir a organização e proteção dos documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, nos termos da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO que a racionalização do acúmulo de documentos é indispensável para agilizar a recuperação de informações e garantir a preservação de documentos de valor permanente; e

CONSIDERANDO os termos da Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ,

RESOLVE:

Art. 1º  Acolher proposta da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e implantar, no âmbito da Secretaria deste Tribunal, os seguintes instrumentos de gestão de documentos, constantes dos Anexos 1 a 3 desta Resolução:

I – Plano de Classificação de Documentos;

II – Tabela de Temporalidade de Documentos;

III – Glossário de Formatos, Espécies e Tipos Documentais.

Art. 2º  Para os efeitos desta Resolução aplica-se o Glossário Terminológico constante do Anexo 4.

Art. 3º  A criação de tipos documentais deverá atender o princípio da racionalidade, e apenas se justificará se houver a necessidade de prova ou informação referente à realização de alguma atividade do Tribunal existente ou que vier a existir.

Art. 4º  A classificação é atividade fundamental para gestão documental, e deverá ser realizada quando da produção ou recebimento do documento na Secretaria do Tribunal.

Parágrafo único.  Não serão objeto de classificação e avaliação cópias de documentos cuja produção não seja indispensável para atender a uma atividade ou rotina administrativa específica deste Tribunal.

Art. 5º  Nenhum documento de arquivo da Secretaria deste Tribunal poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento intermediário ou permanente sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 6º  Compete ao Setor de Arquivo o arquivamento intermediário e permanente dos documentos de arquivo da Secretaria do Tribunal, do Gabinete da Presidência e da Corregedoria Regional Eleitoral.

Art. 7º  Terão acesso direto aos documentos em arquivo intermediário:

I – Os setores e os serviços em relação aos seus próprios documentos;

II – As seções em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos dos setores e dos serviços a elas subordinados;

III – As coordenadorias em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos provenientes das dependências que as compõem;

IV – Os gabinetes das secretarias em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos provenientes das dependências que as compõem;

V – O gabinete da Corregedoria Regional Eleitoral em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos das dependências que a compõem;

VI – A Diretoria-Geral e a Presidência em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos provenientes de todas as dependências da Secretaria do Tribunal.

Parágrafo único.  Eventuais alterações na nomenclatura e atribuição no organograma da Secretaria do Tribunal não afetarão o cumprimento das regras acima articuladas, observando-se sempre o princípio segundo o qual cada unidade administrativa tem acesso direto à própria documentação e a que é produzida pelas dependências que lhe são hierarquicamente subordinadas.

Art. 8º  A remessa de documentos para arquivamento intermediário ou permanente deverá ser formalizada através de Relação de Remessa que deverá conter:

a) identificação da dependência;

b) identificação da série documental;

c) código de classificação da série documental;

d) quantidade de documentos encaminhados;

e) ano do término do arquivamento intermediário, se for o caso, conforme consta na Tabela de Temporalidade;

f) destinação final prevista na Tabela de Temporalidade;

g) data e assinatura do responsável pela dependência.

Art. 9º  O recebimento dos processos administrativos e judiciais para arquivamento intermediário dar-se-á após a conferência das peças que os compõem e lavratura dos respectivos Termos de Arquivamento, que deverão seguir o modelo constante do Anexo 5.

Art. 10.  As eliminações de documentos, previstas na Tabela de Temporalidade, deverão ser realizadas:

I – Pelas próprias dependências, quando não houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados;

II – Pelo Setor de Arquivo, quando houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados.

Parágrafo único.  A eliminação de documentos em arquivo intermediário deverá ser precedida de autorização da dependência da qual são provenientes e publicação, em Diário Oficial, de "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", nos termos do Anexo 6.

Art. 11.  A eliminação de documentos dar-se-á por fragmentação manual ou mecânica de modo que inviabilize a recuperação das informações neles existentes, e deverá ser formalizada por meio da lavratura do Termo de Descarte de Documentos, constante do Anexo 7.

Art. 12.  A atualização dos instrumentos de gestão de documentos descritos no Artigo 1º deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a partir de propostas a ela apresentadas pelas dependências do Tribunal, e estará sujeita a aprovação da Presidência.

Art. 13.  Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, aos 29 de setembro de 2005.

ALVARO LAZZARINI

PRESIDENTE DO TRIBUNAL

PAULO SUNAO SHINTATE

CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL

MARIA SALETTE CAMARGO NASCIMENTO

JOSÉ ROBERTO PACHECO DI FRANCESCO

EDUARDO AUGUSTO MUYLAERT ANTUNES

PAULO ALCIDES AMARAL SALLES

MÁRIO LUIZ BONSAGLIA

PROCURADOR REGIONAL ELEITORAL

ANEXOS