PORTARIA Nº 275, DE 19 DE NOVEMBRO DE 2024.

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições e considerando o disposto no artigo 126, incisos I e V, do Regulamento Interno da Secretaria (Resolução TRE-SP nº 297/2013),

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 468/2022, alterada pela Resolução CNJ nº 480/2022, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre diretrizes para as contratações de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC) pelos órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO a Resolução TRE-SP nº 580/2022, que dispõe sobre a Política de Segurança da Informação (PSI) no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo (TRE-SP);

CONSIDERANDO o Guia de Contratações de STIC do Poder Judiciário, do Conselho Nacional de Justiça, como instrumento de orientação e direcionamento;

CONSIDERANDO a necessidade de padronização e regulamentação dos procedimentos para as contratações de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC);

CONSIDERANDO o disposto na Portaria TRE-SP nº 31/2023, que dispõe sobre o Plano de Contratações Anual (PCA) de bens, serviços, obras e de soluções de tecnologia da informação e comunicações no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo e dá outras providências;

CONSIDERANDO as recomendações contidas no Relatório Final da Auditoria do Planejamento de Contratações de Soluções de TIC, aprovado no processo SEI nº 0018599-79.2021.6.26.8000, bem como no Relatório Final de Monitoramento da Auditoria integrada em Segurança da Informação, aprovado no processo SEI nº 0020992-40.2022.6.26.8000;

CONSIDERANDO as deliberações havidas nos processos SEI nº 0033415-95.2023.6.26.8000 e SEI nº 0022670-22.2024.6.26.8000;

RESOLVE:

Art. 1º  Instituir o processo de Planejamento das Contratações de Soluções de Tecnologia da nformação e Comunicação (TIC) no âmbito da Justiça Eleitoral do Estado de São Paulo.

Parágrafo único.  Os procedimentos do processo deverão seguir as diretrizes da legislação vigente, em especial da Resolução CNJ nº 468/2022, alterada pela Resolução CNJ nº 480/2022, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre diretrizes para as contratações de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC) pelos órgãos submetidos ao controle administrativo e financeiro do Conselho Nacional de Justiça.

Art. 2º  Para fins desta Portaria, considera-se:

I - Área Demandante: unidade do TRE-SP que demanda uma Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação;

II - Artefatos das contratações de STIC: documentos gerados durante o planejamento das contratações de STIC;

III - Autoridade competente do TRE-SP para deliberação sobre o prosseguimento ou não da contratação pretendida: para aquisições, contratações ou prorrogações não previstas e aprovadas no Plano de Contratações de Soluções de TIC cuja estimativa de preços seja igual ou inferior à de sua competência, considera-se autoridade competente a ou o titular da Secretaria de Administração de Material e, para valores superiores, a ou o titular da Diretoria-Geral, em ambas as situações, é possível a deliberação pelo respectivo substituto ou substituta;

IV - Contratações ou compras compartilhadas: contratação para um grupo de participantes previamente estabelecidos, na qual a responsabilidade de condução do processo licitatório e gerenciamento da ata de registro de preços serão de um órgão ou entidade da Administração Pública;

V - Documento de Oficialização da Demanda (DOD): documento/ artefato que contém elementos e informações básicas da necessidade da área demandante da Solução de TIC a ser contratada;

VI - Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação responsável por auxiliar a Área Demandante da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, composta por:

a) Integrante Demandante: servidora ou servidor representante da Área Demandante da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, cuja indicação tenha sido efetuada pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos funcionais da solução a ser contratada e pela condução dos trabalhos da equipe de planejamento da contratação;

b) Integrante Técnico: servidora ou servidor representante da Secretaria de Tecnologia da Informação, cuja indicação tenha sido efetuada pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos técnicos da solução a ser contratada;

c) Integrante Administrativo: servidora ou servidor representante da Secretaria de Administração de Material, cuja indicação tenha sido efetuada pelaela respectiva autoridade competente, responsável por apoiar e orientar os integrantes das áreas Demandante e de Tecnologia da Informação e Comunicação nos aspectos administrativos da contratação;

VII - Estudo Técnico Preliminar (ETP): documento/ artefato que descreve as análises realizadas em relação às condições da contratação em termos de necessidades, requisitos, alternativas, escolhas, resultados pretendidos e demais características, e que demonstra a viabilidade técnica e econômica da contratação; integram o ETP as informações referentes à sustentação e transição contratual;

VIII - Órgão gerenciador: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos do certame licitatório para registro de preços e gerenciamento da Ata de Registro de Preços dele decorrente.

IX - Órgão não partícipe ou não participante: órgão ou entidade da Administração Pública que, não tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos da legislação referente ao registro de preço, faz adesão à Ata de Registro de Preços. O órgão não participante é também conhecido como "carona".

X - Órgão Partícipe ou participante: órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a Ata de Registro de Preços.

XI - Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC): instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão de pessoas, de processos e de Tecnologia da Informação e Comunicação, que visa a atender as necessidades de tecnologia de informação e de comunicação de um órgão em um período determinado;

XII - Plano de Contratações de STIC: instrumento prévio norteador das aquisições de bens, serviços, obras e soluções de TIC que o órgão pretende contratar; elaborado no exercício anterior ao ano de sua execução, com base no PDTIC do TRE-SP;

XIII - Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC): todos os bens e/ou serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação, de modo a atender à necessidade que a desencadeou, exceto materiais de consumo considerados pela área administrativa do órgão;

XIV - Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB): documento/ artefato que deverá conter os elementos necessários, suficientes e com detalhamento e precisão adequados para caracterizar o objeto, vedadas as especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias que comprometam, restrinjam ou frustrem o caráter competitivo da licitação; integram o TR as informações referentes à execução e gestão do contrato, além dos requisitos necessários descritos no ETP para sustentação e transição contratual e dos requisitos de avaliação da qualidade dos serviços prestados, os quais deverão ser avaliados ao longo da execução.

XV - Titular da Área Demandante: titular, substituta ou substituto da Secretaria ou Assessoria a que a Área Demandante se encontra vinculada.

Art. 3º  Todas as aquisições de bens e contratações de soluções de TIC no âmbito do TRE-SP deverão seguir a legislação vigente e o disposto nesta Portaria, bem como as orientações e artefatos ou modelos de documentos contidos no Manual do Processo de Planejamento das Contratações de STIC elaborado por este Tribunal.

§ 1º  Nas contratações compartilhadas em que o TRE-SP seja o órgão gerenciador, este será o responsável pela elaboração dos artefatos das contratações de STIC, sem prejuízo do apoio e auxílio dos órgãos partícipes.

§ 2º  Nas contratações compartilhadas em que o TRE-SP seja órgão partícipe, o processo deverá ser instruído com o DOD do demandante deste TRE-SP, o termo de referência (TR) elaborado pelo órgão gerenciador, além da revisão do mapa de riscos e da ratificação expressa do estudo técnico preliminar (ETP) pela equipe de planejamento da contratação, bem como da aprovação do titular da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).

§ 3º  A manifestação deste TRE-SP sobre o termo de referência elaborado pelo órgão gerenciador limita-se à aderência ao descritivo do objeto e às condições e requisitos contratuais, ressalvados os quantitativos demandados e locais de entrega, para os quais há autonomia para definição/indicação como órgão participante.

§ 4º  Caso as necessidades identificadas pela Administração para atuação como partícipe na licitação compartilhada não coincidam integralmente com as do órgão gerenciador, a equipe de planejamento da contratação deverá elaborar estudo técnico preliminar (ETP) autônomo, para posterior ratificação pelo titular da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).

§ 5º  No caso de adesão à ata de registro de preços na condição de órgão não participante (adesão "tardia" ou "carona"), o processo deverá ser instruído com DOD, o estudo técnico preliminar (ETP), o mapa de riscos da contratação e a manifestação expressa de aderência ao termo de referência do órgão gerenciador acerca do descritivo do objeto e às condições e requisitos contratuais, ressalvados os quantitativos demandados e locais de entrega, para os quais há autonomia para definição/indicação como órgão participante, conforme § 3º acima.

§ 6º  A unidade requisitante poderá elaborar termo de referência para melhor compreensão e estipulação dos quantitativos demandados, dos possíveis locais de entrega e demais particularidades afetas à execução da contratação no âmbito do TRE-SP, para os quais há autonomia, conforme § 3º acima, vedadas quaisquer alterações no descritivo do objeto e às condições e requisitos contratuais definidos pelo órgão gerenciador, nos casos de adesão à ata de registro de preços.

Art. 4º  Todo Processo de Planejamento da Contratação de Solução de TIC se inicia com o preenchimento do Documento de Oficialização da Demanda pela Área Demandante que deverá conter:

I - Identificação da pessoa titular da Área Demandante;

II - Indicação da pessoa que fará o papel de Integrante Demandante da Equipe de Planejamento da Contratação;

III - Indicação da necessidade da solicitação, com a descrição sucinta da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação pretendida;

IV - Justificativa da necessidade da solicitação, com a explicitação da motivação e o demonstrativo de resultados a serem alcançados com a solução;

V - Indicação dos prazos para entrega dos Estudos Técnicos Preliminares iniciais e finais, dos Termos de Referência iniciais e finais, a data de necessidade de disponibilização do bem e/ou serviço e a data de expiração do contrato atual, no caso de renovação do ciclo contratual de serviços de natureza contínua.

§ 1º  Para o estabelecimento do cronograma do inciso V, deverão ser observadas as orientações constantes no portal de Governança das Contratações, disponíveis na intranet deste Tribunal.

§ 2º  As prorrogações contratuais de serviços de natureza contínua deverão ser instruídas com manifestação da unidade requisitante acerca da vantajosidade da solução técnica adotada e/ou econômica para o atendimento da necessidade da Administração, com antecedência mínima de 6 (seis) meses.

§ 3º  Caso a manifestação da unidade requisitante não recomende a continuidade da contratação e, como consequência, apresente como desfecho a hipótese de denúncia (rompimento do contrato antes do prazo máximo permitido - manifestação de desinteresse na continuidade), a Secretaria demandante será cientificada para eventual instrução de processo licitatório para novo ciclo contratual.

§ 4º  O preenchimento do Documento de Oficialização da Demanda deverá ser realizado inclusive nos casos de contratações em conjunto com outros órgãos, ou nas adesões a atas de registro de preços.

§ 5º  Durante o processo de planejamento da contratação de solução de TIC, deverá ser elaborado novo Documento de Oficialização da Demanda quando houver alterações significativas na demanda, tais como na previsão de custos ou da necessidade da solicitação, ou em razão da alteração dos marcos temporais e de atualização do item no respectivo plano anual de contratações, podendo outras alterações, como substituições de integrantes da equipe de planejamento ou previsão de entrega dos artefatos, serem realizadas mediante despacho no respectivo processo.

Art. 5º  Cabe à Secretaria de Tecnologia da Informação:

I - Indicar a pessoa ou a equipe que desempenhará o papel de Integrante Técnico da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - Verificar se a demanda se encontra alinhada ao Plano Diretor de TIC;

III - Incluir a demanda no Plano de Contratações de STIC, se necessário;

IV - Encaminhar o Documento de Oficialização da Demanda à Secretaria de Administração de Material;

V - Incluir nos Planos de Capacitações anuais os treinamentos necessários conforme disposto no Art. 16 desta Portaria;

VI - Observar que a revisão das especificações técnicas dos artefatos das contratações de STIC deve ser realizada por servidora ou servidor que detenha capacitação necessária e, sempre que possível, conhecimentos técnicos sobre contratações e gestão de contratos de STIC, devendo essas especificações técnicas ser aprovadas por gestor superior.

Art. 6º  Cabe à Secretaria de Administração de Material:

I - Indicar a pessoa ou a equipe que desempenhará o papel de Integrante Administrativo da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação;

III - Dar prosseguimento aos procedimentos licitatórios das soluções de TIC após a conclusão da fase de planejamento da contratação.

Art. 7º  O processamento de contratações não previstas no plano anual de contratações de STIC será submetido à aprovação da autoridade competente, conforme normativos vigentes.

Art. 8º  Cabe à ou ao titular da Secretaria de Tecnologia da Informação aprovar as versões finais dos Estudos Técnicos Preliminares e do Termo de Referência elaborados pela Equipe de Planejamento da Contratação, observado o disposto no inciso VI do Art. 5º desta Portaria.

Art. 9º  Cabe a pessoa Integrante Demandante da Equipe de Planejamento da Contratação definir, sempre que possível e necessário, os requisitos:

I - De negócio, que independem de características tecnológicas, bem como os aspectos funcionais da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, limitados àqueles indispensáveis ao atendimento das necessidades reais do TRE-SP;

II - De capacitação, que definem a necessidade de treinamento, número de participantes, carga horária, materiais didáticos, entre outros pertinentes;

III - Legais, que apontem as normas próprias do negócio com as quais a Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação deverá estar em conformidade;

IV - De manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços complementares;

V - Temporais, que definem os prazos de entrega dos bens e/ou do início e encerramento dos serviços a serem contratados;

VI - De segurança da informação, juntamente com o Integrante Técnico;

VII - Sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a solução deverá atender para estar em conformidade com os costumes, os idiomas e o meio ambiente, entre outros pertinentes;

VIII - De transparência, acesso e proteção aos dados.

Parágrafo único.  A pessoa Integrante Demandante deverá apresentar justificativa quando não for possível definir os requisitos exigidos neste artigo.

Art. 10.  O Integrante Demandante deverá identificar e sugerir, para a Equipe de Planejamento, soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação que, conforme seu conhecimento, sejam semelhantes à demanda e atendam ao disposto no Documento de Oficialização da Demanda (DOD).

Art. 11.  Cabe ao Integrante Demandante da Equipe de Planejamento da Contratação a coordenação dos trabalhos necessários para a efetiva concretização da demanda de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Art. 12.  Cabe ao Integrante Técnico da Equipe de Planejamento da Contratação especificar, em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo Integrante Demandante, sempre que aplicável, os seguintes requisitos tecnológicos, entre outros pertinentes:

I - De arquitetura da informação, composta pela definição de padrões e significação dos termos, expressões e sinais a serem utilizados no nivelamento do entendimento da composição da STIC entre as áreas demandante e técnica, juntamente com o integrante demandante;

II - De arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade e de acessibilidade, linguagens de programação, interfaces, ambiente de infraestrutura tecnológica necessária, volumetria, bem como a previsão de crescimento anual para o uso dos recursos de TIC, sem prejuízo de outros que se fizerem necessários;

III - Do projeto de implantação da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação que definem, inclusive, a disponibilização da solução em ambiente de produção, processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, dentre outros;

IV - De garantia e manutenção, que definem a forma como será conduzida a manutenção e a comunicação entre as partes envolvidas na contratação;

V - De capacitação, que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos, os perfis dos instrutores e o conteúdo técnico;

VI - De experiência profissional da equipe que projetará, implantará e manterá a Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, que definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação;

VII - De formação da equipe que projetará, implantará e manterá a Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, tais como cursos acadêmicos, técnicos e as respectivas formas de comprovação;

VIII - De metodologia de trabalho para a implantação e manutenção da solução pela equipe;

IX - De segurança da informação e/ou cibernética sob o ponto de vista técnico, conforme checklist do Art. 20;

X - Demais requisitos aplicáveis.

Parágrafo único. O Integrante Técnico deverá apresentar justificativa quando não for possível definir os requisitos exigidos neste artigo.

Art. 13.  Cabe ao Integrante Administrativo da Equipe de Planejamento da Contratação auxiliar e orientar na especificação, em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo Integrante Demandante, quando necessário, dos seguintes aspectos administrativos da contratação, entre outros pertinentes:

I - Auxiliar e orientar os integrantes das áreas Demandante e de Tecnologia da Informação e Comunicação nos aspectos administrativos em todas as fases da contratação;

II - Auxiliar e orientar na definição de requisitos, modelos, diretrizes e obrigações contratuais, planilha de formação de preço, questões tributárias, trabalhistas, previdenciárias, entre outras orientações pertinentes, observando os aspectos legais e normativos relacionados à contratação do objeto;

III - Orientar a elaboração da planilha de formação de preço e demais instrumentos administrativos necessários;

IV - Apontar as possíveis modalidades de licitação para a solução, seus benefícios e riscos, em consonância com as orientações dos órgãos de controle e a experiência recente de outros órgãos ou entidades da Administração Pública.

Art. 14.  Os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação deverão ter ciência expressa das suas indicações e das suas respectivas atribuições.

Art. 15.  Durante a fase de planejamento, a equipe de Planejamento da Contratação deve proceder às ações de gerenciamento de riscos e produzir o Mapa de Gerenciamento de Riscos.

§ 1º  O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve ser juntado e atualizado ao processo administrativo de contratação, pelo menos:

I - Ao final da elaboração dos estudos técnicos preliminares;

II - Ao final da elaboração do termo de referência; e

III - Após eventos relevantes.

§ 2º  Durante a fase de seleção do fornecedor, os integrantes técnico e demandante devem proceder às ações de gerenciamento dos riscos e atualizar o Mapa de Gerenciamento de Riscos.

§ 3º  Nos casos de contratações de serviços continuados de TIC financeiramente relevantes e priorizados pelo Comitê de Governança de TIC, deverão ser considerados os riscos orçamentários, utilizando-se, caso necessário, do auxílio da Secretaria de Orçamento e Finanças.

§ 4º  Para as despesas de caráter continuado, que excedam o exercício financeiro durante o planejamento interno da contratação, os valores preliminares estimados por ocasião da conclusão dos estudos técnicos preliminares serão comunicados à Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF), para ciência e eventual manifestação.

§ 5º  Deverão ser considerados os riscos de segurança da informação.

§ 6º  O Mapa de Gerenciamento de Riscos deverá ser revisado e assinado por gestor superior do integrante demandante ou técnico.

Art. 16.  As servidoras e servidores participantes das Equipes de Planejamento das Contratações de STIC deverão ser capacitados no tema por meio de treinamentos, preferencialmente, com carga horária mínima de 20 (vinte) horas, no mínimo, a cada 2 (dois) anos, ou, em menor periodicidade, no caso de alterações normativas ou mudanças relevantes na orientação jurisprudencial da matéria.

Parágrafo único.  Caberá à STI, anualmente, identificar as servidoras e servidores participantes das Equipes de Planejamento das Contratações de STIC e incluir as necessidades de treinamento no Plano de Capacitação.

Art. 17.  A Equipe de Planejamento da Contratação deverá incluir no processo de contratação da solução de TIC checklists de verificação, objetivando garantir que os elementos necessários do TR estejam presentes antes do seu envio para análise jurídica.

Art. 18.  As contratações deverão, sempre que possível, ser gerenciadas como projetos, utilizando, para tanto, as ferramentas de gestão disponibilizadas pelo TRE-SP.

Art. 19.  O Manual do Processo de Planejamento da Contratação de Solução de TIC, seus artefatos ou modelos de documentos e suas alterações ficará disponibilizado na Intranet do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, no Portal de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Parágrafo único.  As alterações do referido documento e de seus artefatos ou modelos de documentos poderão ser realizadas sem necessidade de submissão à alta administração, a não ser que sejam consideradas relevantes pela Secretaria de Tecnologia da Informação.

Art. 20.  A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá elaborar, por meio da Seção de Segurança Cibernética, até 10 de julho de 2025, checklist básico com requisitos de segurança da informação, a ser observado durante a elaboração dos requisitos das soluções de TIC a serem contratadas.

Art. 21.  A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá elaborar, em até 90 (noventa) dias contados da publicação desta Portaria, plano de ação para capacitar as servidoras ou servidores que não atendam a carga horária mínima determinada no Art. 16 desta Portaria.

Art. 22.  O Manual do Processo de Planejamento da Contratação de Solução de TIC e os artefatos deverão ser revisados em até 120 (cento e vinte) dias contados da publicação desta Portaria.

Art. 23.  O Processo de Planejamento das Contratações de STIC será revisado anualmente, ou quando necessário.

Art. 24.  Revoga-se a Portaria nº 102/2014.

Art. 25.  Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral do Tribunal.

Art. 26.  Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

CLAUCIO CRISTIANO ABREU CORRÊA

DIRETOR-GERAL