PORTARIA Nº 336, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2023.

PRAZO MÁXIMO

PROVIDÊNCIA

DETALHAMENTO

UNIDADE RESPONSÁVEL

04/12/2023

Indicação de temas relevantes

Indicação de projetos, ações e iniciativas realizadas e concluídas pela área em 2023 e que possam ser consideradas relevantes para o alcance dos macrodesafios do PEI 2021-2026, bem como assuntos que afetam, de maneira significativa, a capacidade de o TRE-SP alcançar seus objetivos de geração de valor no curto, médio e longo prazos, para a definição da materialidade.

Todas as unidades

11/12/2023

Reunião para determinação da materialidade das informações a serem inseridas no relato integrado a partir dos projetos, das ações e das iniciativas informadas pelas áreas

Pontos que serão considerados:

a)  identificação de temas capazes de afetar a geração de valor (relevantes);

b)  avaliação do seu impacto;

c)  priorização dos temas;

d)  determinação das informações a serem divulgadas.

CoGEst

31/01/2024

Lançamento, no ICD, dos insumos dos indicadores de desempenho do PEI 2021-2026 e dos Planos Táticos 2021-2023

Res. TRE-SP nº 546/2021,

alterada pelas Res. TRE-SP nº 582/2022, Res. TRE-SP nº 605/2022, bem como Portaria TRE-SP 143/2021.

Todas as unidades

09/02/2024

1) Visão geral organizacional e ambiente externo:

Apresentar as informações que identificam o TRE/SP (missão e visão), a estrutura organizacional e de governança, o ambiente externo em que atua e o modelo de negócios.

Deve responder:

-     O que é a organização, o que faz e quais são as circunstâncias em que atua?

-     Qual o modelo de negócios da organização?

-     Como a organização determina os temas a serem incluídos no relatório integrado e como são quantificados ou avaliados?

Conteúdo

a.      Identificação da UPC e Declaração da sua missão e visão;

b.      Principais normas direcionadoras de sua atuação, com links de acesso;

c.  Estrutura organizacional e de governança a (conselhos ou comitês de governança, mecanismos de supervisão, liderança, estratégia e comunicação com partes interessadas, entre outros que visam à boa governança);

d.  Modelo de negócios, abrangendo insumos, atividades, produtos, impactos;

e.  Descrição dos principais processos de trabalho e produtos que contribuem para alcance dos resultados e para a geração de valor, apoiada, sempre que possível, em um diagrama de cadeia de valor;

f.  Informações sobre contratos de gestão firmados e de que forma são integrados no valor gerado pela organização;

g.  Relação com o ambiente externo e com os destinatários dos bens e serviços produzidos pela organização.

Forma recomendada

Máximo 5 páginas.

SEPLAN

 9/02/2024

2) Governança, estratégia e desempenho:

Apresentar informações sobre como o TRE/SP planeja o cumprimento da sua missão, abrangendo valor a ser gerado e beneficiários(as) a serem atendidos, com apresentação dos principais objetivos estratégicos estabelecidos, avaliação sobre como a estrutura de governança apoia o cumprimento dos objetivos estratégicos, especialmente sobre poder decisório e articulação institucional. Apresentar os indicadores e as metas de desempenho definidos para o Exercício, sua vinculação aos objetivos estratégicos, à missão do TRE-SP, bem como os resultados alcançados no Exercício de referência em face dos objetivos estabelecidos e às prioridades da gestão

Conteúdo

a.      como a unidade planejou o cumprimento da sua missão;

b.      planejamento de recursos necessários para o alcance dos objetivos;

c.      principais programas, projetos e iniciativas, com demonstração dos recursos;

d.      avaliação sobre como a estrutura de governança apoia o cumprimento dos objetivos estratégicos;

e.      mecanismos, ações e atividades implementadas e determinadas pela alta administração e pelas unidades de contexto da UPC para

garantir a legalidade, a economicidade, a eficiência, a eficácia e a legitimidade de atos, processos e procedimentos da organização;

f. manifestação das medidas adotadas em relação aos indicadores de governança e gestão.

Forma recomendada

- Máximo 5 páginas;

- Mapa estratégico;

- Figura da governança (v. Referencial Básico de governança aplicável a órgãos e entidades da administração, Versão 2, TCU, pág. 28);

- Infográfico para resultados do relacionamento com a sociedade.

SEPLAN

09/02/2024

3) Riscos, oportunidades e perspectivas.

Avaliação dos riscos que possam comprometer o atingimento dos objetivos estratégicos e dos controles implementados para mitigação desses riscos.

Conteúdo:

Deve abordar, ao menos:

a. quais são os principais riscos específicos identificados que podem afetar a capacidade de a UPC alcançar seus
objetivos e como a UPC lida
com essas questões;
b. quais são as principais
oportunidades identificadas
que podem aumentar a
capacidade de a UPC atingir
seus objetivos e as respectivas
ações para aproveitá-las;
c. as fontes específicas de
riscos e oportunidades, que
podem ser internas, externas
ou, normalmente, uma
combinação das duas;
d. avaliação, pela UPC, da
probabilidade de que o risco ou
a oportunidade ocorram e a
magnitude de seu efeito, caso
isso aconteça, levando em
consideração, inclusive, as
circunstâncias específicas que
levariam à ocorrência do risco
ou da oportunidade.

Forma recomendada
- Máximo 5 páginas;
- Explicação sobre tipos de
riscos: inserir tipos de risco da
Política de GR;
- Os principais riscos e
oportunidades devem ser
ilustrados mediante recursos
gráficos, como uma matriz de
riscos e oportunidades, bem
como associados às medidas
específicas tomadas para
minimizar ou gerenciar os
riscos e gerar valor a partir das oportunidades. Com fundamento nesse contexto de riscos e oportunidades, incluir
os desafios e as incertezas que
a UPC provavelmente
enfrentará ao perseguir seu planejamento estratégico (perspectiva) e as potenciais implicações para seu modelo de negócios e desempenho futuro.

 SEPLAN

09/02/2024

4) Resultados e desempenho da gestão

Demonstrar quais foram as metas e as realizações em relação à missão institucional e aos objetivos estratégicos finalísticos, bem como sintetizar as principais perspectivas para os próximos anos

Conteúdo

Cada objetivo estratégico

/cadeia de valor deve ser abordado em seção específica, abrangendo:

a.   Problema a ser tratado pelo objetivo estratégico/cadeia de valor;

b.   Visão geral sobre a cadeia de valor;

c.  Prioridades estabelecidas no Exercício para atingimento das metas relativas à cadeia de valor;

d.   Principais ações, projetos e programas da cadeia de valor, especificando relevância; valores aplicados, resultados e impactos;

e.  Riscos e outros fatores que influenciaram a cadeia de valor;

f. Principais resultados,
progresso em relação à meta
estabelecida e impacto
observado, com uso de
indicadores (indicadores de
desempenho quantificados e
alinhados aos objetivos
estratégicos);
g. Causas/impedimentos para
o alcance dos objetivos e
medidas tomadas para
enfrentamento (justificativas
para o resultado e
monitoramento de metas não alcançadas);
h. Desafios remanescentes e próximos passos.
[Incluir os desafios e incertezas
que a UPC provavelmente
enfrentará ao perseguir o seu planejamento estratégico
(perspectiva) e potenciais
implicações para o seu modelo
de negócios (ou cadeia de
valor) e desempenho futuro].
A discussão das potenciais
implicações, inclusive para o desempenho futuro,
normalmente inclui o ambiente externo, bem como riscos, com uma análise de como estes podem afetar a realização dos objetivos estratégicos.
Forma recomendada:
- Máximo 30 páginas;
- Diagrama simples e fluxo narrativo lógico com formato padrão para todas as cadeias de valor;
- Gráficos dos principais
indicadores, contendo as
metas e os resultados atingidos;
- Diagrama ou infográfico para resultados qualitativos;
- Quadro/infográfico com os principais desafios e incertezas.

 SEPLAN

09/02/2024

5) Estatísticas de atendimento aos cidadãos

Demonstrativo com dados de 01/01/2023 a 31/12/2023, incluindo-se as respostas nas redes sociais.

COUVEX SECOM

09/02/2024

6) Alocação de recursos: Demonstração da eficiência e da conformidade legal de áreas
relevantes de gestão que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC no
Exercício.
Apresentar declaração do titular de cada secretaria responsável, contendo:
a. objetivos estratégicos das áreas de gestão da UPC;
b. estratégia e metas de implementação dos objetivos;
c. principais ações realizadas, incluindo os contratos de serviços significativos e os
investimentos de capital. Quanto a estes, a avaliação do seu custo-benefício e o impacto
sobre os objetivos;
d. desafios e oportunidades;
e. conformidade com a legislação que rege a UPC;
f. confiabilidade das informações prestadas;
g. determinação da materialidade das informações
Forma recomendada:
- Declaração do gestor responsável - máximo 2 páginas, com foto e assinatura;
- Demonstração da eficiência e da conformidade legal das áreas relevantes da gestão
que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC: máximo 15 páginas e uso
intensivo de infográficos.

09/02/2024

6.1) Alocação de recursos - GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

Conteúdo:
a. Perfil do gasto: evolução dos
últimos anos da execução
orçamentária da despesa por
função e/ou unidade
orçamentária (empenhada,
liquidada e paga);
detalhamento das despesas
por grupo e elemento de
despesa; execução
orçamentária dos principais
programas/projetos/ações;
b. Discussão do desempenho
atual em comparação com o
desempenho esperado/orçado,
com uma análise de tendências;
c. Explicações sobre variações
do resultado, com uma reflexão
justa e compreensível sobre o
desempenho financeiro,
consistente com as
demonstrações financeiras
subjacentes;
d. Principais metas não
alcançadas, principais desafios, ações e perspectivas para os próximos Exercícios.

SOF

09/02/2024

6.2) Alocação de recursos - GESTÃO DE PESSOAS

Conteúdo:

Demonstração da eficiência e da conformidade legal de áreas relevantes de gestão que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC no Exercício.

a.     Conformidade legal: principais normas internas (com links de acesso) e mecanismos de controle adotados na gestão da folha de pagamentos e na gestão de pessoas.

b.     Avaliação da força de trabalho: distribuição por áreas e/ou subunidades ou unidades vinculadas; principais categorias.

c.     Estratégia de recrutamento e alocação de pessoas, situação de servidores(as) com condições de aposentadoria;

d.     Detalhamento da despesa de pessoal (ativo, inativo e pensionista), evolução dos últimos anos e justificativa para o aumento/a diminuição.

e.     Estratégia de valorização por desempenho e levantamento de necessidades de treinamento; estratégias para alavancar o desempenho e a eficiência, sistemas /ferramentas de apoio, trabalho remoto, valorização do ambiente e das condições de trabalho, etc.

f.     Principais metas não alcançadas, principais desafios, ações e perspectivas para os próximos Exercícios.

SGP

09/02/2024

6.3) Alocação de recursos - LICITAÇÃO E CONTRATOS

Conteúdo:
Demonstração da eficiência e
da conformidade legal de áreas relevantes de gestão que contribuíram para o alcance
dos resultados da UPC no Exercício.
a. Conformidade legal:
principais normas internas
(com links de acesso) e
mecanismos de controle e
prevenção de irregularidades
ou falhas utilizados.
b. Resumo dos valores de contratações classificadas pelos principais tipos de
serviço ou bens, bem como com a indicação das áreas da
organização favorecidas com a
aquisição;
c. Contratações mais
relevantes, sua associação aos
objetivos estratégicos e
justificativas para essas
contratações;
d. Contratações diretas:
participação nos processos de
contratação, principais tipos e
justificativas para realização;
e. Principais metas não
alcançadas, principais
desafios, ações e perspectivas
para os próximos Exercícios.

SAM

09/02/2024

6.4) Alocação de recursos - GESTÃO

PATRIMONIAL E INFRAESTRUTURA

Conteúdo:
Demonstração da eficiência e
da conformidade legal de áreas
relevantes de gestão que
contribuíram para o alcance
dos resultados da UPC no
Exercício.
a. Conformidade legal:
principais normas internas
(com links de acesso) e
mecanismos de controle e
prevenção de falhas e
irregularidades.
b. Principais investimentos de
capital (infraestrutura e equipamentos), avaliação do
seu custo-benefício e impacto
sobre os objetivos estratégicos;
c. Desfazimento de ativos;
d. Locações de imóveis e
equipamentos;
e. Mudanças e
desmobilizações relevantes;
f. Principais desafios e ações
futuras.

SGS / SAM

09/02/2024

6.5) Alocação de recursos - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Conteúdo:

Demonstração da eficiência e da conformidade legal de áreas relevantes de gestão que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC no Exercício.

a.  Conformidade legal;

b.  Modelo de governança de TI;

c.  Montante de recursos aplicados em TI;

d.  Contratações mais relevantes de recursos de TI;

e.  Principais iniciativas (sistemas e projetos) e resultados na área de TI por cadeia de valor;

f.  Segurança da informação;

g.  Principais metas não alcançadas, principais desafios, ações e perspectivas para os próximos Exercícios.

STI

09/02/2024

 6.6) Alocação de recursos - GESTÃO DE CUSTOS

Conteúdo:

Demonstração da eficiência e da conformidade legal de áreas relevantes de gestão que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC no Exercício.

a.  Conformidade legal (art. 50,

§3º da Lei Complementar 101, de 4 de maio de 2000, e Portaria STN 157, de 9 de

março de 2011);

b.  Estimativa de custos por área de atuação, demonstrando a distribuição dos recursos consumidos entre as áreas finalísticas e de
suporte;
c. Estimativa de custos por programa governamental, demonstrando em que medida eles se relacionam com o
alcance da missão institucional
da UPC e contribuem para ele;
d. Principais desafios e ações futuras para alocação mais eficiente de recursos e
melhoria da qualidade dos gastos públicos.

SOF

09/02/2024

6.7) Alocação de recursos - SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL

Conteúdo:

a.  Critérios de sustentabilidade nas contratações e aquisições;

b.  Ações para redução do consumo de recursos naturais;

c.  Redução de resíduos poluentes.

SEPLAN (COAIS) SAM SGS

09/02/2024 

7) Informações orçamentárias, financeiras e contábeis
Evidenciação da situação e do
desempenho financeiro, orçamentário
e patrimonial da gestão no Exercício
por meio de demonstrações resumidas
de valores relevantes extraídos das
demonstrações financeiras e das notas explicativas. A evidenciação
deve contemplar as principais
unidades que compõem a UPC, de
forma individual e agrupada, de
acordo com a materialidade e a
relevância para os resultados do
conjunto.

Conteúdo:
a. resumo da situação
financeira contábil da UPC
(saldos das principais contas e
/ou grupos de contas,
resultados, receitas e
despesas) e da evolução no
Exercício de referência e em
comparação com o último
Exercício;
b. principais fatos contábeis,
contas ou grupos de contas,
saldos e ocorrências relativos à
atuação e à situação financeira
da UPC no Exercício;
c. avaliação dos custos
operacionais e resultados
financeiros e não financeiros
da UPC com base na evolução
da situação contábil refletida no
balanço, na demonstração de
resultados e nas notas
explicativas;
d. normas legais e técnicas
(com links de acesso) adotadas
nas atividades orçamentárias, financeiras e contábeis da UPC
e mecanismos adotados pela
alta administração e pelos
responsáveis pela
contabilidade para controle e
garantia da confiabilidade, da
regularidade e da completude e
abrangência dos lançamentos
e procedimentos contábeis da
organização;
e. informações acerca do setor
de contabilidade da UPC
(estrutura, composição,
competências,
responsabilidades, nomes,
cargos e período de atuação
dos responsáveis pela
contabilidade);
f. indicações de locais ou
endereços eletrônicos em que
balanços, demonstrações e
notas explicativas estão
publicadas e/ou podem ser
acessadas em sua íntegra.

 SOF

09/02/2024

8) Atendimento às deliberações exaradas em Acórdãos do TCU

Providências adotadas para atender às deliberações exaradas em Acórdãos do TCU, contemplando as determinações e recomendações atendidas e pendentes de cumprimento

SAM SGS SGP STI

09/02/2024

9) Fatos apurados ou em apuração relativos a danos ao erário, fraudes ou corrupção

Informações sobre a atuação e as principais constatações feitas pela instância ou área de correição, relatando os fatos apurados ou em apuração pelas comissões de inquérito em processos administrativos disciplinares com o intuito de apurar danos ao erário, fraudes ou corrupção.

CRE SGP

 09/02/2024

10) Mensagem do Diretor-Geral

Resumo da gestão e das atividades
desenvolvidas com relação aos
objetivos estratégicos e das alocações
de recursos, governança e resultados
alcançados

Conteúdo:

a.  principais ações realizadas;

b.  desafios e oportunidades;

c.  resultados obtidos;

d.  conformidade com a legislação que rege a UPC;

e. determinação da
materialidade das informações
Forma recomendada:
- Máximo 2 páginas;
- Infográfico com os principais
números do resultado da
gestão;
- Foto do Diretor-Geral.

 SECOM

22/02/2024

Reunião para tratar da aprovação das minutas dos relatórios das unidades.

Apresentação do material compilado pela SEPLAN.

CoGEst

26/02/2024

Envio do material revisado e aprovado à SECOM

Para editoração final e para elaboração da mensagem do dirigente máximo da unidade.

SEPLAN

26/02/2024

Envio do material revisado e aprovado à SAI

Para leitura e eventual manifestação em caso de divergência relevante nas demonstrações contábeis ou conforme informações obtidas na auditoria de contas (NBC TA 720).

SEPLAN

04/03/2024

11) Mensagem do dirigente máximo da unidade:

Apresentação, em forma de tabelas e gráficos, dos principais resultados alcançados, incluindo aqueles que indiquem o grau de alcance das metas fixadas nos planos da organização, considerando os objetivos estratégicos e de curto prazo, bem como as prioridades da gestão [UPC em números], que estão mais bem detalhados no corpo do relatório.

Conteúdo:

Deve conter o reconhecimento de sua responsabilidade por assegurar a integridade (fidedignidade, precisão e completude) do relatório de gestão.

Declaração de integridade do relato integrado e ao alinhamento do relatório de gestão à estrutura da Decisão Normativa TCU nº 198/2022 e quanto à integração das informações e quanto à aplicação do pensamento coletivo na preparação e na apresentação do relatório integrado.

Forma recomendada:

-  Máximo 2 páginas;

-  Infográfico com os principais números do resultado da gestão;

-  Foto e assinatura do dirigente máximo da unidade.

SECOM

18/03/2024

Reunião para aprovação pelo COGEST do Relatório de Gestão/2023

CoGEst

20/03/2024

Submeter o Relatório de Gestão/2023 consolidado para Diretoria-Geral e Presidência

CoGEst

25/03/2024

Encaminhar à SOF o Relatório de Gestão/2023 para publicação no sítio oficial do TRE-SP, em seção específica denominada "Transparência e prestação de contas"

Diretoria-Geral

26/03/2024

Data limite para publicar o Relatório de Gestão do Exercício de 2023 no sítio do TRE-SP

(Último dia útil do mês)

SOF