PORTARIA Nº 118, DE 23 DE OUTUBRO DE 2023.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que a Resolução CNJ nº 347/2020, que trata da Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário, em seu art. 28, inciso I, determina a adoção formal do Código de Ética, avaliando a necessidade de complementá-lo ante as atividades específicas da gestão de contratações;

CONSIDERANDO que a Portaria TRE-SP nº 214/2015 institui o Código de Ética dos servidores do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo;

CONSIDERANDO que a Nota Técnica nº 04/2021 da Governança de Aquisições do Tribunal Superior Eleitoral recomenda a adoção de um Código de Ética específico para a gestão de contratações;

CONSIDERANDO que, conforme o Referencial Básico de Governança Organizacional do Tribunal de Contas da União, é reponsabilidade da liderança promover uma cultura de ética e integridade, de forma que as ações institucionais e as de seus gestores, gestoras, colaboradores e colaboradoras individualmente priorizem o interesse público sobre o interesse privado;

CONSIDERANDO que a ética de uma instituição é, essencialmente, reflexo da conduta de seus servidores, que devem seguir um conjunto de princípios e normas, consubstanciando um padrão de comportamento irrepreensível;

CONSIDERANDO que cada servidor deve orientar suas ações no sentido das direções básicas da ética, em respeito aos princípios e valores da Administração Pública, permitindo que a sociedade possa aferir e assimilar a integridade e a lisura com as quais desempenha suas atividades;

CONSIDERANDO que a mitigação de riscos de irregularidades nas aquisições e contratações públicas, feita de forma preventiva, é elemento essencial no fortalecimento da cultura da integridade em uma instituição; e

CONSIDERANDO que a ética constitui um dos valores institucionais integrantes do Planejamento Estratégico e integra a Política de Governança, Integridade e Compliance deste órgão,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

SEÇÃO I

DO CÓDIGO, SUA ABRANGÊNCIA E APLICAÇÃO

Art. 1º  Este Código de Conduta Ética estabelece os princípios, os valores e as normas de conduta ética aplicáveis aos(às) agentes públicos(as) que atuam na área de contratações do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, em complemento ao Código de Ética dos Servidores e Servidoras do TRE-SP, instituído pela Portaria TRE-SP nº 214/2015, sem prejuízo da observância dos demais deveres e proibições legais e regulamentares.

Art. 2º  Todo(a) agente público(a) do TRE-SP que atua na área de contratações deve estar ciente do conteúdo deste Código de Conduta, comprometendo-se a cumpri-lo e não podendo negar dele ter conhecimento.

Art. 3º  O disposto neste Código de Conduta aplica-se, no que couber, a todo aquele que, mesmo pertencendo a outra instituição, preste serviço ou desenvolva qualquer atividade ligada à gestão de contratações junto ao TRE-SP, de natureza permanente, temporária ou excepcional, ainda que sem retribuição financeira por parte do Tribunal.

SEÇÃO II

DOS OBJETIVOS

Art. 4º  Este Código de Conduta tem como principais objetivos:

I - explicitar os princípios e normas éticas que regem a conduta dos(as) agentes públicos que atuam na área de contratações do TRE-SP, orientados(as) segundo padrão de conduta ético - profissional, buscando garantir a efetiva e regular gestão dos recursos públicos em benefício da sociedade;

II - fornecer parâmetros para que a sociedade possa aferir a integridade e a lisura da atuação do (a) agente público(a) que atua na área de contratações;

III - formalizar a padronização de comportamentos e regras de atuação;

IV - permitir que servidores(as) públicos(as), estagiários(as), requisitados(as) e terceiros(as) envolvidos(as) com o processo de contratação atuem de acordo com os princípios deste Regional, aumentando a transparência ativa dos procedimentos, de forma a garantir o controle social sobre a integridade dos processos e do relacionamento com os fornecedores e contratados;

V - assegurar ao(à) agente público(a) a preservação de sua imagem e de sua reputação quando sua conduta estiver de acordo com as normas éticas estabelecidas neste Código de Conduta;

VI - estabelecer regras básicas sobre conflito de interesses para balizar a tomada de decisão e instituir restrições às atividades profissionais; e

VII - estabelecer regras para a solução de conflitos de interesses, participação em eventos sociais, patrocinados ou não por fornecedores, relações com fornecedores, recebimento de brindes e presentes, tratamento de denúncias e procedimentos de responsabilização.

SEÇÃO III

DOS CONCEITOS

Art. 5º  Para os fins desta portaria, considera-se:

I - Agente público(a) que atua na área de contratações deste Regional: servidores e servidoras ocupantes de cargo efetivo do quadro de pessoal do TRE-SP, ocupantes de cargo em comissão ou função comissionada, removidos(as), cedidos(as), requisitados(as) e, no que lhes couber, todos (as) aqueles(as) que, por força de lei ou qualquer outro ato jurídico, prestem serviço de natureza permanente, temporária ou excepcional, vinculados(as) direta ou indiretamente a este Tribunal e que tenham acesso a qualquer etapa ou documentos dos processos conduzidos pela equipe de contratações;

II - Alta Administração: conjunto de gestores e gestoras que integram o nível estratégico da organização, com poderes para estabelecer políticas, objetivos e direção geral da organização;

III - Área de contratações: parcela da estrutura organizacional do Tribunal que atua no planejamento, coordenação, execução e controle das etapas do macroprocesso de contratação;

IV - Conflito de interesses: situação gerada pelo confronto entre os interesses públicos e privados, que possa comprometer o interesse coletivo ou influenciar, de maneira imprópria, o desempenho da função pública;

V - Ética: princípio que rege a tomada de decisões, caracterizada pelo respeito e pelo compromisso para com o bem, a dignidade, a lealdade, o decoro, o zelo, a responsabilidade, a justiça, a isenção, a solidariedade e a equidade;

VI - Governança das contratações públicas: conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão das contratações públicas, objetivando que agreguem valor ao negócio do órgão ou entidade, mediante estabelecimento de riscos aceitáveis;

VII - Integridade pública: diz respeito ao comportamento da organização e do(a) agente público (a), referindo-se à sua adesão e alinhamento consistente aos valores, princípios e normas éticas comuns para sustentar e priorizar o interesse público sobre os interesses privados;

VIII - Macroprocesso de contratação pública: rito integrado pelas fases de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato, e que serve como padrão para que os processos específicos de contratações sejam realizados;

IX - Princípios: conjunto de normas ou padrões de conduta a serem seguidos na atuação de agentes públicos(as) que estabeleçam relação com o TRE-SP;

X - Risco: evento futuro e identificado, ao qual é possível associar uma probabilidade de ocorrência e um grau de impacto, que afetará, positiva ou negativamente, os objetivos a serem atingidos, caso ocorra;

XI - Transparência: refere-se ao uso de mecanismos que permitam à sociedade obter informações atualizadas sobre operações, estruturas, processos decisórios, resultados e desempenho do setor público;

XII - Informação confidencial: aquela cujo acesso é restrito, pela lei ou pelos regulamentos, a classes específicas de pessoas;

XIII - Informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

XIV - Informação privilegiada: aquela obtida em razão do serviço e que diz respeito a assuntos restritos, sigilosos ou relevantes à decisão do processo de contratação e que não seja de amplo conhecimento público; e

XV - Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público, em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS E VALORES FUNDAMENTAIS

Art. 6º  Os(as) agentes públicos(as) da área de contratações observarão em sua atuação, além dos preceitos previstos neste Código, os princípios constitucionais, as leis, as normas infralegais, o Código de Ética dos Servidores e Servidoras deste Tribunal, bem como os princípios e valores éticos da Administração Pública.

Parágrafo único.  Constituem princípios e valores éticos norteadores da atuação do(a) agente público(a) da área de contratações:

I - Princípios: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, interesse público, probidade administrativa, igualdade, planejamento, transparência, eficácia, segregação de funções, motivação, vinculação ao edital, julgamento objetivo, segurança jurídica, razoabilidade, competitividade, proporcionalidade, celeridade, economicidade e desenvolvimento nacional sustentável; e

II - Valores éticos: honestidade, decoro, zelo, probidade, respeito à hierarquia, dedicação, cortesia e urbanidade, objetividade, imparcialidade, credibilidade, efetividade, responsabilidade socioambiental, integridade, a neutralidade político-partidária, religiosa e ideológica e respeito à diversidade étnica e de gênero.

CAPÍTULO III

DOS DEVERES E VEDAÇÕES

SEÇÃO I

DOS DEVERES DOS SERVIDORES E SERVIDORAS

Art. 7º  São deveres de todo(a) agente público(a) que atua na área de contratações do TRE-SP, além de outros previstos no Código de Ética dos servidores e servidoras do TRE-SP e legislações correlatas:

I - acompanhar as atualizações da legislação pertinente à área de atuação, assim como demais instruções e normas de serviço;

II - transmitir o conhecimento adquirido quando da sua relotação, redistribuição, exoneração ou aposentadoria;

III - pautar o desempenho de suas atribuições na moralidade administrativa, repudiando toda forma de fraude e corrupção;

IV - ao identificar riscos no processo de contratação, comunicar imediatamente ao superior hierárquico;

V - documentar alterações realizadas nos processos de contratações em curso;

VI - comunicar à autoridade competente os indícios de práticas ilícitas como fraude, suborno e corrupção;

VII - fomentar o incremento de contratações sustentáveis que contemplem, sempre que possível, os pilares ambiental, social e econômico, adotando práticas que combatam o desperdício de recursos naturais, que fomentem a aquisição de produtos e serviços que não causem danos ao meio ambiente e que favoreçam a inclusão social;

VIII - promover o registro dos contatos com o público externo de interesse do processo de contratação;

IX - zelar pela publicação e divulgação dos atos administrativos, artefatos e demais instrumentos dos processos de contratação, ressalvados os casos e peças protegidos por sigilo, observando-se a publicidade do rol exemplificativo a seguir:

a. o Estudo Técnico Preliminar (ETP) das contratações;

b. o documento de formalização da demanda (DFD)/ documento de oficialização da demanda (DOD);

c. o Termo de Referência (TR) ou projeto básico das contratações;

d. o edital de licitação das contratações (ou instrumento convocatório equivalente);

e. as manifestações das partes interessadas (pedidos de esclarecimento, impugnações e representações);

f. a ata de julgamento, contendo propostas e lances oferecidos (quando for o caso);

g. o inteiro teor dos contratos, notas de empenho, aditivos e termos de prorrogação;

h. os termos de recebimentos provisórios e definitivos;

i. o mapa de gerenciamento de riscos da contratação, incluindo suas eventuais atualizações durante a gestão contratual;

j. a análise realizada e justificativa dada para subsidiar a decisão de prorrogação contratual;

k. instrumentos de convênios, acordos de cooperação entre outros instrumentos contratuais não onerosos.

X - conferir tratamento equânime a todos os fornecedores, prestadores de serviços e contratados, evitando privilégios a uns em detrimento de outros;

XI - zelar pela correção da instrução e higidez dos atos administrativos durante o processo de contratação em todas as suas fases;

XII - declarar impedimento ou suspeição, abstendo-se de atuar, nas situações que possam afetar o seu julgamento ou o desempenho de suas atribuições nos processos que seja designado(a) a atuar direta ou indiretamente durante as fases do macroprocesso de contratações; e

XIII - informar à Administração situações ou indícios que configurem nepotismo na área das contratações, inclusive as situações de nepotismo cruzado.

Art. 8º  O(a) agente público(a) que atuar nas seguintes funções da área de contratações do TRE-SP deverá apresentar certidões negativas da existência de impedimentos legais decorrentes de sanções administrativas e cíveis, bem como envolvimento em atos de corrupção:

I - Gestores e gestoras responsáveis pelas áreas de elaboração de editais, de apoio ao requisitante, de pesquisa de preços, de gestão de contratos e de pagamentos da Secretaria de Administração de Material (SAM);

II - Gestores e gestoras da Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF) responsáveis pelo pagamento das aquisições/contratações;

III - Pregoeiros;

IV - Assessores(as) jurídicos(as); e

V - Ordenadores de despesa.

§ 1º  O rol de certidões a que se refere este Art. encontra-se descrito no Anexo II desta Portaria.

§ 2º As certidões de que trata o caput deste Art. deverão ser renovadas a cada 2 (dois) anos, de forma a não coincidir com anos eleitorais.

§ 3º  A gestão documental será executada pela Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP).

§ 4º  Em caso de certidões positivas que apontem indícios de impedimentos legais decorrentes de sanções administrativas e cíveis, bem como envolvimento em atos de corrupção, a SGP comunicará à SAM, que, após análise, oferecerá parecer à Comissão Permanente de Ética do TRE-SP, que deliberará sobre o caso.

Art. 9º  O(a) agente público(a), ao iniciar as atividades na área de contratações, prestará compromisso de observância das regras estabelecidas por este Código de Conduta Ética, conforme ANEXO I DESTA PORTARIA.

SEÇÃO II

DOS DEVERES DOS GESTORES E GESTORAS

Art. 10.  É dever de todo(a) aquele que for responsável pela gestão de equipes na área de contratações do TRE-SP:

I - divulgar, cumprir e fazer cumprir as condutas previstas neste Código de Conduta Ética;

II - atualizar-se sobre a legislação e orientações vigentes quanto à governança e gestão das contratações;

III - fomentar a gestão por competência com o objetivo de promover a meritocracia e o profissionalismo, por meio de capacitação contínua e adequada;

IV - fomentar a política de comunicação e acessibilidade das informações relativas às contratações;

V - estabelecer processos de trabalho que privilegiem a segregação de funções; e

VI - avaliar o processo de trabalho de contratações, implantando controles para detectar indícios de casos de fraude e corrupção.

SEÇÃO III

DAS VEDAÇÕES E DOS CONFLITOS DE INTERESSE

Art. 11.  É vedado aos(às) agentes públicos(as) da área de contratações do TRE-SP:

I - tolerar erro ou infração a este Código de Conduta de Ética ou legislação disciplinar pertinente;

II - dificultar o exercício de direitos por qualquer pessoa física ou jurídica;

III - atestar ou autorizar pagamento a quem não é de direito ou que alguém receba pagamento ao qual não faça jus;

IV - utilizar os sistemas e canais de comunicação do Tribunal para propagar trotes, boatos, notícias falsas, propaganda comercial ou outras manifestações envolvendo o processo de contratação;

V - manifestar-se publicamente em nome do Tribunal referente a processo de contratação quando não expressamente autorizado(a);

VI - admitir, prever, incluir ou tolerar, nos atos que praticar, situações que: comprometam, restrinjam ou frustrem o caráter competitivo do processo licitatório; e estabeleçam preferências ou distinções em razão da naturalidade, da sede ou do domicílio dos licitantes;

VII - aceitar convites para participação em eventos sociais ou de entretenimento patrocinados por fornecedores, quando estes puderem caracterizar conflito de interesses ou relacionamento impróprio alusivo a algum evento de contratação;

VIII - divulgar ou fazer uso de informações privilegiadas em benefício de interesses pessoais, de terceiros ou que sejam contrárias à lei, inclusive nas redes sociais e mídias alternativas, de modo que comprometa a credibilidade e a isenção do processo de contratação, em detrimento à imagem e aos objetivos do Tribunal; e

IX - aceitar cortesia, brinde, presente, doação, entretenimento, empréstimo, compensação ou favor em caráter particular e pessoal, de fornecedores atuais ou potenciais, que possa influenciar ou dar a impressão de influenciar o processo decisório de uma contratação.

§ 1º  Na hipótese do inciso IX do caput deste artigo, não será vedado o recebimento de itens distribuídos a título de cortesia, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas, desde que não ultrapassem o valor correspondente a 5% (cinco por cento) do vencimento básico do cargo de técnico judiciário, classe A, padrão 1.

§ 2º  Em caso de recebimento de itens em situações protocolares, nas quais não possa haver recusa ou devolução sem que haja ônus para o(a) servidor(a), tal situação deverá ser comunicada por escrito à autoridade superior, que se pronunciará quanto à sua destinação, levando em consideração as seguintes opções:

I - incorporação ao patrimônio do TRE-SP;

II - doação para entidade assistencial ou filantrópica reconhecida como de utilidade pública; ou

III - destruição, de acordo com as normas estabelecidas sobre o assunto.

Art. 12.  Em razão da possibilidade de conflito de interesses, é vedado a todo(a) agente público (a) que atua na área de contratações do TRE-SP:

I - atuar em processos de contratações quando haja interesse próprio ou do seu cônjuge ou companheiro(a), parente consanguíneo ou afim, em linha reta ou colateral, até o terceiro grau inclusive;

II - participar de negociações das quais possam resultar vantagens ou benefícios pessoais ou para terceiros, que caracterizam conflito de interesses reais ou aparentes para colaboradores(as) envolvidos(as);

III - realizar negócios pessoais com representantes de fornecedores;

IV - indicar cônjuge, companheiro(a) e afins ou parentes até terceiro grau inclusive para contratação por empresas que prestem serviço ao Tribunal;

V - prestar serviços, ainda que eventuais, a empresa contratada, fiscalizada ou regulada pelo ente ao qual o agente público está vinculado;

VI - participar, direta ou indiretamente, como licitante nos processos de contratações do Tribunal; e

VII - exercer atividade privada que tenha alguma relação com fornecedores atuais ou que tenha com eles alguma relação pessoal ou profissional, ou que seja conflitante com o processo de contratação.

Parágrafo único.  No caso de ocorrência de qualquer das situações previstas neste artigo, os(as) agentes públicos(as) que atuam na área de contratações deverão manifestá-las e registrá-las formalmente.

Art. 13.  As vedações e hipóteses de conflito de interesses de que trata esta seção estendem-se a terceiro que auxilie a condução da contratação na qualidade de integrante da equipe de apoio, de profissional especializado, de funcionário ou representante de empresa que preste assessoria técnica ao Tribunal.

CAPÍTULO IV

DAS CONDUTAS ESPECÍFICAS

SEÇÃO I

DAS RELAÇÕES COM FORNECEDORES

Art. 14.  São critérios de conduta comuns aos(às) agentes públicos da área de contratações em relação aos fornecedores, prestadores de serviços e contratados:

I - agir com urbanidade e imparcialidade;

II - abster-se de emitir juízo de valor ou adotar práticas que indiquem qualquer tipo de discriminação ou preconceito;

III - reduzir a termo o resultado de reuniões;

IV - utilizar-se de meios de comunicação institucionais (e-mail ou telefone), e, em caso de visita, fazer-se acompanhar de outro(a) agente público(a);

V - devolver ao fornecedor as amostras reprovadas ou destiná-las para doação quando não retiradas no prazo fixado em edital;

VI - reportar à fiscalização do contrato comportamentos que afrontem ou minimizem a dignidade, a qualidade de vida e o bem-estar social dos(as) empregados(as) alocados(as) na execução de contrato nas dependências do TRE-SP;

VII - reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis indicados pela contratada, vedada a gestão sobre os(as) empregados(as) daquela;

VIII - reportar à autoridade competente o desvio de função de empregados(as) alocados(as) na execução de contratos nas dependências do TRE-SP, mediante a utilização dos(as) funcionários (as) em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função específica para a qual o(a) empregado foi contratado(a); e

IX - preservar os dados cadastrais e as informações pertencentes a fornecedores, inclusive os eventualmente contratados pelo Tribunal, nos termos dispostos pela Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD).

Parágrafo único.  Deverão constar nos editais, nos termos de dispensa e inexigibilidade de licitação e nos contratos, quando pertinente:

I - regras quanto à devolução das amostras reprovadas pelo órgão durante o processo de licitação ou contratação; e

II - regras quanto à proibição de contratação de empregados que sejam cônjuges, companheiros (as)ou parentes em linha reta, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, de membro, magistrado(a) e ocupante de cargo em comissão ou função comissionada do órgão, bem como previsão de que o(a) profissional a ser alocado na execução do contrato deverá assinar termo com declaração de não enquadramento nas referidas proibições, o qual será entregue por ocasião de sua alocação na execução do contrato.

CAPÍTULO V

DA GESTÃO DA ÉTICA

SEÇÃO I

DOS CANAIS DE COMUNICAÇÃO

Art. 15.  Todo(a) agente público(a) tem o dever de relatar a seus superiores os comportamentos indevidos de servidores e servidoras que atuam na área de contratações, independentemente da hierarquia a que estejam subordinados(as).

Art. 16.  O controle social poderá ser exercido por qualquer Magistrada, Magistrado, servidora, servidor, cidadã ou cidadão, os(as) quais poderão notificar o Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo acerca de conhecimento ou indícios de violação ao presente Código de Ética por meio dos seguintes canais:

I - Ouvidoria do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo;

II - Comissão Permanente de Ética do TRE-SP;

III - Canal Fale com o Presidente ;

IV - Canal Fale com a Secretaria; e

V - Secretaria de Administração de Material(SAM), por meio de e-mail, representação via processo eletrônico SEI ou carta protocolada. Parágrafo único. Caso solicitado, será respeitado o sigilo do(a) denunciante.

SEÇÃO II

DO JUÍZO DE ADMISSIBILIDADE E DOS PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES

Art. 17.  A Comissão Permanente de Ética do TRE-SP é instância interna de apoio à governança responsável por fazer o juízo de admissibilidade de suposta irregularidade suscitada contra agente público da área de contratações que atente contra este Código de Conduta.

Parágrafo único.  Na apuração de irregularidades que possam configurar violação aos preceitos deste Código de Conduta deverão ser observados os termos da Resolução TRE-SP nº 468/2019.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18.  Em caso de dúvida sobre a aplicação deste Código de Conduta, bem como sobre situações que possam configurar desvio ético na área de contratações, o(a) agente público(a) poderá oficializar consulta à Comissão Permanente de Ética, que poderá solicitar parecer à Secretaria de Administração de Material.

Art. 19.  Os casos omissos serão submetidos ao Presidente pela Comissão Permanente de Ética do TRE-SP.

Art. 20.  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PAULO SÉRGIO BRANT DE CARVALHO GALIZIA

PRESIDENTE

ANEXO I

ANEXO II