PORTARIA Nº 59, DE 19 DE FEVEREIRO DE 2019.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO, no uso das suas atribuições legais e regimentais, tendo em vista o teor do Processo Administrativo Digital - PAD nº 12.800/2018;

CONSIDERANDO o princípio norteador da Administração Pública da eficiência, insculpido no art. 37 da Constituição Federal; e

CONSIDERANDO, a necessidade de conferir diretrizes à governança de aquisições e um planejamento global das contratações com vistas a otimizar a utilização dos recursos orçamentários, revertendo em uma melhor prestação do serviço público;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DA GOVERNANÇA DE CONTRATAÇÕES NO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO

Art. 1º  A governança de contratações de bens, obras e serviços no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo se dá por meio de sua Presidência, da Diretoria-Geral e do Comitê Gestor da Estratégia – COGEST, que objetivarão fazer com que as aquisições agreguem valor ao negócio da organização e otimizem a utilização de recursos públicos. Parágrafo único. Os princípios e funções gerais de governança aplicáveis às contratações estão delineados pela Resolução TRE-SP nº 421, de 23 de janeiro de 2017.

Art. 2º  Cabe ao COGEST direcionar, monitorar e avaliar a gestão geral de aquisições e contratações, nos termos desta Portaria, encaminhando, nas hipóteses estabelecidas nesta Portaria, suas deliberações à Presidência, para aprovação.

Art. 3º  Nos meses de novembro dos segundos anos anteriores ao plano anual de contratações estabelecido no art. 5º, e março e maio dos anos anteriores, o COGEST se reunirá com o fim de fixar a estratégia geral de aquisições para o ano subsequente e eleger as aquisições e projetos prioritários.

§ 1º  As reuniões mencionadas no caput serão feitas conjuntamente com o Comitê Diretivo de TIC – CDTIC, a fim de tratar da estratégia e direcionamento das aquisições do Tribunal de forma integrada.

§ 2º  As deliberações do COGEST/CDTIC serão encaminhadas à Presidência, que poderá aprovar ou determinar ajustes sobre as diretrizes e ações apresentadas.

§ 3º  No caso tratado no parágrafo anterior, o COGEST deliberará sobre os ajustes e reencaminhará as deliberações à Presidência.

§ 4º  A Diretoria-Geral poderá convidar a participar das reuniões tratadas no caput outros gestores ou grupos de apoio que entender convenientes.

Art. 4º  O monitoramento e avaliação das aquisições se dará nos termos dos capítulos subsequentes desta Portaria.

CAPÍTULO II

DA ELABORAÇÃO DO PLANO ANUAL DE CONTRATAÇÕES

Art. 5º  Todas as contratações realizadas por este Tribunal deverão estar contidas no Plano Anual de Contratações de Bens e Serviços – PAC, a ser elaborado, monitorado e atualizado conforme as diretrizes estabelecidas nesta Portaria.

§ 1º  As contratações a serem consignadas no PAC são aquelas cuja finalização, materializada pela lavratura do contrato ou assinatura da Ata de Registro de Preços e/ou emissão de empenho, é planejada para ocorrer no exercício financeiro ao qual se refere.

§ 2º  Os bens e serviços de Tecnologia da Informação constarão de plano próprio, sujeitando-se às disposições da Resolução nº 182, de 17 de outubro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça, sem prejuízo de unificação futura, nos termos dispostos nesta Portaria.

§ 3º  A previsão de prorrogação de contratos vigentes não será objeto do PAC.

Art. 6º  O PAC deverá conter todas as contratações previstas para o exercício financeiro, incluídas as relativas aos orçamentos ordinários, de biometria, de pleitos eleitorais e de outros projetos, quando for o caso, devendo constar, para cada uma delas, os seguintes itens:

I – objeto da contratação;

II – unidade (Secretaria/Assessoria) requisitante da contratação;

III – breve justificativa da contratação;

IV – data da entrega do Projeto Básico, Termo de Referência ou Pedido de Aquisição;

V – data da entrega do contrato, da nota de empenho, ou da ata de registro de preços;

VI – data da disponibilização do bem ou serviço;

VII – indicação de existência ou não de fonte de recurso, de acordo com a proposta orçamentária do Tribunal e ação envolvida (contratação ordinária, de pleitos ou de biometria);

VIII - valor estimado da contratação de acordo com a proposta orçamentária do Tribunal;

IX - valor total estimado da contratação na abertura da licitação;

X - valor total contratado;

XI - informação quanto à existência de vínculo da contratação com iniciativas do Planejamento Estratégico Institucional (PEI);

XII – indicação da unidade técnica responsável pelo objeto da contratação;

XIII – indicação dos critérios de sustentabilidade para a contratação, quando for o caso;

XIV – número do PAD (processo administrativo digital)

§ 1º  O PAC deverá ser apresentado conforme o modelo do Anexo I, observando-se as definições e orientações a serem divulgadas pela Secretaria de Administração de Material.

§ 2º O Comitê Gestor da Estratégia – COGEST poderá promover ajustes no modelo do Anexo I, a fim de melhor adequá-lo às eventuais necessidades do Tribunal, desde que não lhe suprima informações obrigatórias não lhe altere substancialmente a forma e o conteúdo e dê ampla divulgação a essas alterações.

§ 3º Para fins de publicação, deve ser elaborado um resumo, onde constem apenas as informações indicadas nos incisos I, II, III, IV, V, VIII, X.

§ 4º Para novos projetos, anteriormente à inclusão no PAC, deverá ser apresentado ao COGEST, estudo de viabilidade.

Art. 7º  O PAC deverá ser elaborado pelas respectivas unidades requisitantes, sob a coordenação da Secretaria de Administração de Material. Parágrafo único. Entende-se por unidade requisitante aquela responsável pela apresentação do Termo de Referência ou Projeto Básico para processamento, conforme atribuições usualmente convencionadas no TRE-SP.

Art. 8º  As propostas integrantes do PAC deverão considerar os prazos de processamento de contratações, a partir da entrega do Termo de Referência/Projeto Básico, constantes da Resolução do TSE nº 23.371, de 14 de dezembro de 2011, a saber:

I - 120 dias úteis para concurso e concorrência dos tipos empreitada, integral, técnica ou técnica e preço;

II - 105 dias úteis para demais concorrências e tomadas de preço dos tipos técnica e técnica e preço;

III - 60 dias úteis para demais tomadas de preço;

IV - 60 dias úteis para convite e pregão;

V - 15 dias úteis para dispensa, inclusive pelo valor, e inexigibilidade;

VI - Acréscimo de 5 dias úteis aos prazos dos incisos anteriores, se do processo decorrer lavratura de ata de registro de preços ou lavratura de contrato.

§ 1º  Para as contratações avaliadas pela unidade requisitante como complexa e/ou de grande vulto financeiro, deve-se acrescer, aos prazos do caput, 30 dias úteis para processamento de impugnações e recursos.

§ 2º  A efetiva obtenção do objeto da contratação, para fins de planejamento e preenchimento dos prazos, deverá considerar ainda o prazo de entrega e de obrigações preliminares constantes do respectivo termo de referência.

Art. 9º  As propostas dos Planos de Contratações de cada unidade requisitante deverão ser concluídas e disponibilizadas no Sistema de Processo Administrativo Digital (PAD), em processo iniciado pela Secretaria de Administração de Material, até o dia 31 de julho do ano anterior ao ano ao qual se referirem. Parágrafo único. As propostas integrantes do PAC, após reunião setorial com a Diretoria Geral e a Secretaria de Administração de Material para ajustes preliminares, serão consolidadas por esta última, conforme cronograma constante no Anexo II desta Portaria.

Art. 10.  Encerrado o procedimento de que trata o art. 9º, as propostas dos Planos de Contratações serão consolidadas pela Secretaria de Administração de Material e submetidas à análise e validação do COGEST, no mês de agosto do ano anterior à sua vigência.

Art. 11.  O PAC validado pelo COGEST será submetido à apreciação da Presidência para aprovação, o que deverá ocorrer até a primeira quinzena de setembro do ano anterior à sua vigência.

Parágrafo único.  As eventuais alterações no PAC, sugeridas pela Presidência, serão encaminhadas ao COGEST para análise, ajustes e reenvio para aprovação em cinco dias.

Art. 12.  O PAC de cada exercício deverá ser publicado na página da transparência do sítio da internet do Tribunal até o dia 30 de setembro do ano anterior ao de sua vigência.

CAPÍTULO III

DAS ATUALIZAÇÕES DO PLANO ANUAL DE CONTRATAÇÕES

Art. 13.  O acompanhamento, o controle da execução e a revisão do Plano Anual de Contratações (PAC) ficarão sob responsabilidade das unidades requisitantes, sob a coordenação da Secretaria de administração de Material.

Art. 14.  O PAC deverá ser atualizado periodicamente pelas unidades requisitantes, nos meses de abril, agosto e dezembro, seja para ajustar datas, atualizar valores, incluir ou suprimir contratações ou outras alterações que se façam necessárias, devendo ser disponibilizado em processo PAD até o dia 30 (trinta) dos referidos meses. Parágrafo único. No mês dezembro, a atualização do PAC deverá ser disponibilizada em processo PAD até o dia 10.

Art. 15.  A proposta consolidada e atualizada do Plano de Contratações de cada unidade gestora será submetida à análise e validação do Comitê de Gestão Estratégica (COGEST), até o dia 15 dos meses de maio, setembro e dezembro.

Art. 16.  O PAC atualizado e validado pelo COGEST será submetido à apreciação da Presidência para aprovação e posterior publicação. Parágrafo único. As eventuais alterações no PAC atualizado, sugeridas pela Presidência do Tribunal, serão encaminhadas ao COGEST para análise, ajustes e reenvio para aprovação em cinco dias.

Art. 17.  As atualizações do PAC deverão ser publicadas até o dia 30 dos meses de maio, setembro e dezembro.

CAPÍTULO IV

DA AFERIÇÃO E AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE DO PLANO ANUAL DE CONTRATAÇÕES

Art. 18.  As unidades partícipes do Plano Anual de Contratações (PAC) devem zelar para que haja o fiel cumprimento de suas disposições tanto quanto permitam as circunstâncias.

Art. 19.  A Secretaria de Administração medirá anualmente os seguintes índices de desempenho para apresentação ao COGEST:

I – Índice de Pontualidade dos Termos de Referência: número de termos de referência entregues sem atraso em relação ao total;

II - Índice de Eficácia dos Termos de Referência: número de termos de referência em discussão por menos de 15 dias úteis após sua entrega em relação ao total;

III – Índice de Eficácia de Processamento de Contratações: número de contratações finalizadas dentro dos prazos constantes do art. 8º em relação ao total.

§ 1º  O Tribunal assumirá como meta anual mínima o aumento de cada índice constante no caput em relação ao exercício anterior, sem prejuízo de outras que o COGEST estipule.

§ 2º  A Secretaria de Administração de Material, em janeiro do ano subsequente ao PAC publicará o resultado dos índices na página de transparência na internet.

Art. 20.  O COGEST se reunirá em fevereiro do ano posterior ao PAC para avaliar e sugerir medidas com vistas à melhoria dos índices de efetividade.

CAPÍTULO V

DO PLANEJAMENTO DAS CONTRATAÇÕES NO TRE-SP

Art. 21.  A Secretaria de Administração de Material apresentará, no exercício de 2019, propostas para normatização de processo de planejamento individual de cada contratação e aprimoramento do Plano Anual de Contratações (PAC), abordando, entre outros assuntos:

I - disposições sobre a apresentação do pedido inicial de contratação e de estudos preliminares;

II – gestão de riscos da contratação;

III- apresentação do termo de referência e/ou projeto básico;

IV – Unificação dos Planos Anual de Contratações de TI e o PAC;

Parágrafo único.  A propostas de normatização tratadas no caput deverão contemplar a apresentação de modelos de documentos a serem utilizados nos processos correspondentes.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art. 22.  Para o exercício de 2019 o cronograma de atividades do Plano Anual de Contratações (PAC) será aquele constante do Anexo III, aplicadas, no demais, as disposições constantes desta Portaria.

Art. 23.  Até que sobrevenha a normatização do art. 21, a Secretaria de Administração de Material divulgará orientações e instruções para que as unidades requisitantes elaborem os Termos de Referência ou Projetos Básicos sob sua responsabilidade.

Art. 24.  Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência, que poderá ouvir o COGEST.

Art. 25.  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

São Paulo, 19 de fevereiro de 2019.

CARLOS EDUARDO CAUDURO PADIN

PRESIDENTE

ANEXOS