PORTARIA Nº 361, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2017.

O DESEMBARGADOR MÁRIO DEVIENNE FERRAZ, PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições, e

CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública, preconizados no art. 37 da Constituição da República, em especial o da eficiência;

CONSIDERANDO a recomendação do Conselho Nacional de Justiça nº 11, de 22 de maio de 2007, acerca da adoção de políticas públicas, visando à efetiva proteção ao meio ambiente;

CONSIDERANDO que entre os objetivos estratégicos da Justiça Eleitoral Paulista se encontram a Eficiência Operacional e a Responsabilidade Socioambiental, e entre seus valores, a Modernidade e a Responsabilidade Social e Ambiental;

E, CONSIDERANDO a celeridade proporcionada com o uso da tecnologia da informação;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DO SISTEMA

Art. 1º  Regulamentar o uso de meio eletrônico para obtenção e controle de números de Resoluções, Portarias, Apostilas, Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares, no âmbito da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, por meio do Sistema Gerador de Números de Ofícios e Similares - GeNOs.

Art. 1º  Regulamentar o uso de meio eletrônico para obtenção e controle de números dos tipos de documentos relacionados no artigo 3°, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, por meio do Sistema Gerador de Números de Ofícios e Similares - GeNOs. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

CAPÍTULO II

DA IMPLANTAÇÃO

Art. 2º  O GeNOs será disponibilizado a todas as Unidades da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo em 13 de dezembro de 2017.

Art. 2º  O GeNOs, disponibilizado a todas as unidades da Secretaria desde 13 de dezembro de 2017, passa a ser disponibilizado também aos cartórios eleitorais a partir da publicação da Portaria TRE-SP nº 149/2023. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Art. 3º  A partir da data de disponibilização mencionada no artigo 2º desta Portaria, todas as solicitações de números de Resoluções, Portarias, Apostilas, Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares, no âmbito da Secretaria, serão registradas no GeNOs, observando-se o disposto nesta Portaria.

Art. 3º  Todas as solicitações de números para os documentos relacionados a seguir serão registrados no GeNOs, observando-se o disposto nesta portaria: (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

I - Apostilas da Secretaria e da Corregedoria; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

II - Editais/ZE, à exceção dos relativos ao Registro de Candidaturas, emitidos em sistema e com numeração própria; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

III - Instruções Normativas; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

IV - Memorandos CRE; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

V - Ofícios; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

VI - Ofícios CRE; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

VII - Ofícios Circulares; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

VIII - Ofícios Circulares CRE; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

IX - Ofícios Circulares Conjuntos; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

X - Portarias; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

XI - Portarias CRE; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

XII - Provimentos CRE; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

XIII - Provimentos Conjuntos; e (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

XIV - Resoluções. (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

CAPÍTULO III

DO ACESSO

Art. 4º  O GeNOs estará disponível na intranet do TRE-SP, para acesso dos servidores da Secretaria, mediante a utilização de login e senha pessoais, para efetuar solicitação, administração e consulta de dados e documentos, com perfis definidos conforme Unidade de sua lotação.

Art. 4º  O GeNOs estará disponível na intranet do TRE-SP, com acesso mediante a utilização de login e senha pessoais, para efetuar solicitação, administração e consulta de dados e documentos, com perfis definidos conforme unidade de lotação da servidora ou servidor. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

CAPÍTULO IV

DOS USUÁRIOS E SUAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º  São usuários do GeNOs:

I – Administrador: responsável pelo controle, conferência e validação das solicitações, indexações e anexações de documentos no sistema;

II – Operador: qualquer servidor da Secretaria apto a solicitar a numeração de documentos no sistema, indexar dados e proceder a anexação de documentos demandados por sua Unidade;

II - Operador: qualquer servidora ou servidor apto a solicitar a numeração de documentos no sistema, indexar dados e proceder a anexação de documentos demandados por sua Unidade; (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

III – Consulente: todos os servidores da Secretaria com acesso ao sistema;

III - Consulente: todas as servidoras e servidores; (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

IV – Arquivador: os servidores da Assistência de Arquivo Geral (AstArq), que procedem o download de documentos anexados ao sistema para registros e arquivamento, conforme rotinas próprias dessa Unidade. (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Art. 6º  São Unidades Administradoras de documentos, no GeNOs, por tipo:

I – Resoluções: A Seção de Jurisprudência (ScJ), da Coordenadoria de Gestão de Documentação (CGD), da Secretaria Judiciária (SJ);

I - Resoluções: a Seção de Jurisprudência (SEJUR);  (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

II – Portarias e Apostilas: A Seção de Análise, Seleção e Acompanhamento da Legislação (ScASAL), da Coordenadoria de Gestão de Documentação (CGD), da Secretaria Judiciária (SJ);

II - Portarias e respectivas Apostilas da Secretaria e Instruções Normativas: a Seção de Legislação (SELEGIS);  (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

III – Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares: Seção de Expedição e Distribuição de Documentos (SEDD), da Coordenadoria de Comunicações Administrativas (CCA), da Secretaria de Gestão de Serviços (SGS).

III - Ofícios e Ofícios Circulares: a Seção de Protocolo Administrativo e Expedição (SEPAE);  (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

IV - Portarias e respectivas Apostilas CRE, Provimento CRE, Memorando CRE, Ofício CRE, Ofício Circular CRE: a Seção de Análise e Acompanhamento da Regularização da Situação Eleitoral (SERSE);  (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

V - Provimento Conjunto e Ofício Circular Conjunto: a Secretaria e Gabinete da Presidência (SPR /SPR-GAB) e a Seção de Análise e Acompanhamento da Regularização da Situação Eleitoral (SERSE); (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

VI - Portarias, Editais e Ofícios do Cartório Eleitoral: o respectivo cartório eleitoral. (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Art. 7º  É de competência exclusiva dos usuários administradores:

I – Conferir e validar a solicitação de números de documentos ou recusá-la mediante justificativa;

II – Estabelecer critérios de utilização do sistema no que tange aos documentos sob sua responsabilidade;

Art. 8º  São responsabilidades dos usuários operadores:

I – Efetuar o correto preenchimento dos dados necessários e obrigatórios para obtenção da numeração;

II – Efetuar, quando previsto, o upload do documento gerado, complementando a indexação no sistema;

III - Efetuar a preparação dos documentos digitais, em conformidade com as restrições impostas pelo sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas exigidas.

Parágrafo único.  Os titulares das Unidades da Secretaria serão corresponsáveis pela utilização do GeNOs por servidores, usuários operadores, a eles diretamente subordinados.

Parágrafo único. Os titulares das unidades administrativas serão corresponsáveis pela utilização do GeNOs por servidoras e servidores, usuários operadores, a eles diretamente subordinados.  (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

CAPÍTULO V

DA NUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Art. 9º  A numeração de documentos atribuída pelo GeNOs será sequencial e automática, obedecidas as seguintes regras:

I – A numeração de Resoluções do TRE-SP será sequencial e manterá esta condição, independentemente do ano em que for elaborada;

II – A numeração de Portarias, Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares será sequencial, restrita ao ano de sua geração, e reiniciada a partir do número 1 (um), à zero hora do dia primeiro de janeiro de cada ano;

II - A numeração de Portarias, Portarias CRE, Ofícios, Ofícios CRE, Ofícios Circulares, Ofícios Circulares CRE, Ofícios Circulares Conjuntos, Instruções Normativas, Memorandos, Provimentos CRE e Provimentos Conjuntos será sequencial, restrita ao ano de sua geração, e reiniciada a partir do número 1 (um), à zero hora do dia primeiro de janeiro de cada ano; (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

III – A numeração de Apostila coincidirá com a numeração da Portaria à qual se referir, diferenciando-se desta pela data e hora da solicitação.

a) Para fins de aplicação desta Portaria, define-se Apostila como “anotação ou registro administrativo de modificações em Portarias do TRE-SP que não alteram sua essência ou não modifiquem suas bases”.

a) Para fins de aplicação desta Portaria, define-se Apostila como a anotação ou o registro administrativo de modificações em Portarias que não alteram sua essência ou não modificam suas bases. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

IV - No âmbito dos Cartórios Eleitorais, a numeração dos documentos indicados nos incisos II (Editais), V (Ofícios) e X (Portarias) do artigo 3º desta Portaria será específica para cada zona eleitoral e sequencial, restrita ao ano de sua geração, e reiniciada a partir do número 1 (um), à zero hora do dia primeiro de janeiro de cada ano, e conterá indicação da Zona Eleitoral a que pertence a sequência numérica nas funcionalidades de busca e rastreabilidade para a identificação da origem do documento. (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

CAPÍTULO VI

DA UTILIZAÇÃO DO GENOS

Art. 10.  O operador autorizado deverá efetuar a solicitação de numeração no GeNOs, indicando o tipo do documento, observados os procedimentos descritos nos anexos I, II e III desta Portaria, assim relacionados:

Art. 10.  O operador autorizado deverá efetuar a solicitação de numeração no GeNOs, indicando o tipo do documento, observados os procedimentos descritos no manual do sistema, disponível no Site de Apoio ao Usuário (SAU). (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Anexo I – Define os procedimentos relativos às Resoluções do TRE-SP; (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Anexo II – Define os procedimentos relativos às Portarias e Apostilas do TRE-SP; (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)  

Anexo III – Define os procedimentos relativos aos Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares do TRE-SP. (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Art. 11.  Todos os documentos produzidos a partir da obtenção do número no GeNOs serão anexados ao sistema, por meio de upload do respectivo original no formato PDF (Portable Document Format), ressalvados aqueles de caráter sigiloso.

Art. 11.  Os documentos elencados no artigo 3º, já assinados, serão anexados ao sistema GeNOs, devendo ser obtidos a partir dos sistemas SEI ou PJe no formato PDF (Portable Document Format), com os elementos indicativos de autenticidade das referidas assinaturas, ressalvados aqueles de caráter sigiloso. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Art. 11.  Na Secretaria, os documentos elencados no art. 3º, já assinados, serão anexados ao sistema GeNos, devendo ser obtidos a partir dos sistemas SEI ou PJe no formato PDF (Portable Document Format), com os elementos indicativos de autenticidade das referidas assinaturas, ressalvados aqueles de caráter sigiloso. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 271/2024)

§ 1º  As Resoluções, Portarias e Apostilas, anexadas ao GeNOs no formato PDF, originalmente produzidos no Processo Administrativo Digital (PAD) ou Processo Judicial Eletrônico (PJe), assinados digitalmente ou eletronicamente, conterão os elementos indicativos de autenticidade das referidas assinaturas;  (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

§ 2º  No caso de Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares, a responsabilidade sobre a autenticidade desses documentos será da Unidade demandante, não se aplicando a exigência prevista no parágrafo anterior;

§ 2º  No caso de documentos que tenham suas assinaturas coletadas excepcionalmente em meio físico, a responsabilidade sobre a autenticidade desses documentos será da unidade demandante. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

§ 3º  Os documentos originalmente produzidos e assinados em meio físico deverão ser digitalizados e anexados ao GeNOs, conforme procedimentos descritos nos anexos I, II e III desta Portaria.

§ 3º Os documentos originalmente produzidos e assinados em meio físico (papel) deverão ser digitalizados e anexados ao GeNOs. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

§ 4º Além do upload do arquivo, deverá ser indicado em campo específico o meio de produção do documento, bem como sua identificação, conforme o caso, sendo: (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

a) o número do documento, quando produzido no SEI; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

b) o número do processo, quando produzido no PJe; (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

c) sua especificação, quando produzido por meio diverso. (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

§ 5º  Fica dispensado o upload de documentos expedidos pelos cartórios eleitorais, com exceção das Portarias e dos documentos originalmente produzidos e assinados em meio físico, mantendo-se a necessidade, em todos os casos, de indicar em campo específico a origem do documento de que tratam as letras a a c do § 4º. (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 271/2024)

Art. 12.  No caso de não utilização do número obtido, o usuário operador cancelará o número gerado via GeNOs, mediante preenchimento de justificativa no próprio sistema.

§ 1º  Os números cancelados não serão reutilizados.

§ 2º  Os usuários operadores não poderão cancelar os números gerados pelo GeNOs após validação do respectivo documento pelas Unidades Administradoras.

Art. 13.  O sistema GeNOs gerará mensagens eletrônicas ao e-mail institucional da Unidade solicitante de numeração e da Unidade administradora do documento, nas seguintes situações:

I – Cancelamento de solicitação de numeração;

II – Aviso de pendência de upload do documento;

III – Aviso de entrega de documento na base do GeNOs.

Art. 14.  O GeNOs disponibilizará opção para obtenção de número de Portaria, Apostila, Ofício, Ofício Circular e Circular de caráter sigiloso, cabendo ao usuário operador informar essa condição em campo próprio.

Art. 14.  O GeNOs disponibilizará opção para obtenção de número de Portaria, Instrução Normativa, Apostila, Ofício e Ofício Circular de caráter sigiloso ou de acesso restrito, cabendo ao usuário operador informar essa condição em campo próprio. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

§ 1º  Será admitido o sigilo somente nas hipóteses previstas na Constituição, em lei ou, ainda, determinadas por decisão judicial;

§ 2º  Deverão ter acesso restrito Portarias, Apostilas, Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares que contenham informações pessoais dos servidores, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

§ 2º  As Portarias, Instruções Normativas, Apostilas, Ofícios e Ofícios Circulares que contenham informações pessoais dos servidores e servidoras deverão ter acesso restrito, nos termos da Lei nº 12.527/2011 e Lei nº 13.709/2018. (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

§ 3º  Nos casos em que haja garantia legal de sigilo ou que mereçam restrição à consulta, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos interessados;

§ 4º  Na hipótese de que trata este artigo, o usuário operador ficará impossibilitado de preencher, no GeNOs, dados de indexação sobre seu conteúdo bem como realizar o respectivo upload;

§ 5º Para acesso ao documento restrito de que trata esse artigo, os interessados deverão se dirigir à unidade responsável por sua elaboração ou guarda, ou, ainda, à autoridade competente. (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

§ 6º  Para acesso ao documento restrito de que trata esse artigo, os interessados deverão se dirigir à Unidade responsável por sua elaboração ou guarda, ou, ainda, à autoridade competente. (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

CAPÍTULO VII

DO SUPORTE AO SISTEMA

Art. 15.  O suporte ao usuário do GeNOs será de responsabilidade:

I – Da Seção de Suporte ao Usuário (ScSU), quando a demanda estiver relacionada ao acesso ao sistema, seu funcionamento, sua indisponibilidade ou quaisquer outras ocorrências de natureza técnica;

I - Da Seção de Suporte ao Usuário (SESU), quando a demanda estiver relacionada ao acesso ao sistema, seu funcionamento, sua indisponibilidade ou quaisquer outras ocorrências de natureza técnica; (Redação dada pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

II – Das Unidades mencionadas no artigo 6º desta Portaria, conforme o tipo de documento, quando a demanda estiver relacionada às questões de natureza administrativa ou normativa (regras de negócio).

III - Da Corregedoria Regional Eleitoral (CRE), quando a demanda for relativa aos requisitos procedimentais normatizados pela Corregedoria. (Incluído pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16.  O uso inadequado do sistema estará sujeito à apuração de responsabilidades e à aplicação de sanções administrativas.

Art. 17.  Os casos omissos serão submetidos à Diretoria-Geral deste Tribunal.

Art. 18.  Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE e CUMPRA-SE.

Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, em 13 de dezembro de 2017.

MÁRIO DEVIENNE FERRAZ

PRESIDENTE

Anexo I - (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Artigo 10 da Portaria TRE-SP nº 361/2017

Define os procedimentos para obtenção de números, indexação de dados e upload de arquivos relativos às Resoluções do TRE-SP no sistema GeNOs.

I – Para proceder a solicitação de numeração e indexação de dados relativos a Resolução do TRE-SP, o usuário operador deverá obedecer aos seguintes critérios:

a) Acessar o GeNOs, nos termos descritos no artigo 4º desta Portaria;

b) Selecionar a opção “Resolução” no campo tipo;

c) Indexar o resumo da matéria, objeto da Resolução, que poderá ser a respectiva ementa, no campo assunto;

d) Clicar na opção “obter número”;

e) Submeter a minuta de Resolução à aprovação do Tribunal.

Observação: O usuário operador poderá cancelar a numeração solicitada nos termos do artigo 12 desta Portaria.

II – Após a elaboração, aprovação, assinatura e publicação da Resolução, a Coordenadoria de Sessões (CS), da Secretaria Judiciária, encaminhará os respectivos originais à Seção de Jurisprudência (ScJ), que providenciará:

a) A revisão e complementação da indexação;

b) O(s) registro(s) da(s) data(s) de publicação;

c) A digitalização da íntegra da Resolução, observando-se o disposto no artigo 11 desta Portaria;

d) O upload do arquivo digitalizado;

e) A validação de todos os procedimentos acima descritos.

Observação 1: Após a validação mencionada no subitem “e” o usuário operador não poderá cancelar a numeração solicitada nos termos do § 2º, do artigo 12 desta Portaria.

Anexo II - (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Artigo 10 da Portaria TRE-SP nº 361/2017

Define os procedimentos para obtenção de números, indexação de dados e upload de arquivos relativos às Portarias e Apostilas do TRE-SP no sistema GeNOs.

I – Para proceder a solicitação de numeração e indexação de dados relativos à Portaria do TRE-SP, o usuário operador deverá obedecer aos seguintes critérios:

a) Acessar o sistema GeNOs, nos termos descritos no artigo 4º desta Portaria;

b) Selecionar a opção “Portaria” no campo tipo;

c) Definir a opção relativa ao sigilo do documento (sim ou não);

d) Indexar o resumo da matéria, objeto da Portaria, que poderá ser a respectiva ementa, no campo assunto;

e) Definir a opção relativa ao meio de elaboração da Portaria, meio físico (papel) ou eletrônico;

f) Clicar na opção “obter número”;

g) Submeter a minuta de Portaria à aprovação da autoridade competente.

Observação 1: O usuário operador poderá cancelar a numeração solicitada nos termos do artigo 12 desta Portaria.

Observação 2: Quando a Portaria se enquadrar nas hipóteses de sigilo de que trata o artigo 14 desta Portaria, o usuário operador ficará impossibilitado de executar os demais procedimentos descritos neste anexo, nos termos do § 4º do mencionado artigo.

II – Para proceder a solicitação de numeração e indexação de dados relativos à Apostila do TRE-SP, o usuário operador deverá obedecer aos seguintes critérios:

a) Acessar o sistema GeNOs, nos termos descritos no artigo 4º desta Portaria;

b) Selecionar a opção “Apostila”, no campo tipo;

c) Preencher os campos de número e ano da Portaria a que se refere a Apostila;

d) Definir a opção relativa ao sigilo do documento (sim ou não);

e) Indexar o resumo da matéria objeto da Apostila, no campo assunto;

f) Definir a opção relativa ao meio de elaboração da Apostila, meio físico (papel) ou eletrônico;

g) Clicar na opção “obter número”;

h) Submeter a minuta de Apostila à aprovação da autoridade competente.

Observação: Quando a Apostila se enquadrar nas hipóteses de sigilo de que trata o artigo 14 desta Portaria, o usuário operador ficará impossibilitado de executar os demais procedimentos descritos neste anexo, nos termos do § 4º do mencionado artigo.

III – Após a elaboração, aprovação e assinatura da Portaria ou Apostila, a Unidade solicitante procederá da seguinte forma:

a) Acessar o sistema GeNOs, nos termos descritos no artigo 4º desta Portaria;

b) Escolher, no menu lateral esquerdo do sistema, a opção “Documento > Indexar”;

c) Selecionar a Portaria ou Apostila na caixa “Documentos Disponíveis” e clicar em “Indexar arquivo”; d) Revisar, se necessário, o texto do assunto indexado e clicar no botão salvar;

e) Nomear o arquivo em PDF da Portaria ou Apostila (exemplo: “portaria_45_2017_scasal_xyz”), e salvar este arquivo em pasta local do computador, antes de proceder ao respectivo upload;

f) Escolher a opção “upload pendente”, destacada na cor azul, e clicar em OK, para executar o upload; g) Clicar no botão “Selecionar arquivo” na tela “UPLOAD DE ARQUIVO”;

h) Selecionar a pasta onde se localiza a Portaria ou Apostila, clicar sobre o respectivo arquivo PDF e clicar no botão “abrir”;

i) Preencher o campo “data do documento” com a data de assinatura da Portaria ou Apostila e clicar no botão “Enviar Arquivo”;

j) Consultar a Portaria ou Apostila para verificar o arquivo PDF;

k) Repetir os procedimentos das alíneas “e”, “f”, “g”, “h” e “i”, do item III acima, para substituir o arquivo anexado, caso necessário;

IV – Procedimentos relativos às Portarias e a Apostilas elaboradas nos termos do § 3º do artigo 11 (meio físico – papel):

a) O original da Portaria ou Apostila elaborada e assinada em meio físico (papel) deverá ser encaminhado à Seção de Análise, Seleção e Acompanhamento da Legislação (ScASAL), após sua elaboração, digitalização e anexação por upload ao GeNOs;

b) Fica dispensada a providência mencionada na alínea anterior quando houver necessidade de retenção deste original, devendo a Unidade solicitante justificar esse fato, por e-mail à ScASAL (scasal@tre-sp.jus.br).

Anexo III - (Revogado pela Portaria TRE-SP nº 149/2023)

Artigo 10 da Portaria TRE-SP nº 361/2017

Define os procedimentos para obtenção de números, indexação de dados e upload de arquivos relativos aos Ofícios, Ofícios Circulares e Circulares do TRE-SP no sistema GeNOs.

I – Para proceder a solicitação de numeração e indexação de dados relativos a Ofício, Ofício Circular ou Circular do TRE-SP, o usuário operador deverá obedecer aos seguintes critérios:

a) Acessar o sistema GeNOs, nos termos descritos no artigo 4º desta Portaria;

b) Selecionar a opção “Ofício” ou “Ofício Circular” ou “Circular”, no campo tipo;

c) Definir a opção relativa ao sigilo do documento (sim ou não);

d) Indexar o resumo da matéria, objeto do Ofício, Ofício Circular ou Circular, no campo assunto;

e) Clicar na opção “obter número”;

f) Submeter a minuta do Ofício, Ofício Circular ou Circular à aprovação e assinatura da autoridade competente.

Observação 1: O usuário operador poderá cancelar a numeração solicitada nos termos do artigo 12 desta Portaria.

Observação 2: Quando o Ofício, Ofício Circular ou Circular se enquadrar nas hipóteses de sigilo de que trata o artigo 14 desta Portaria, o usuário operador ficará impossibilitado de executar os demais procedimentos descritos neste anexo, nos termos do § 4º do mencionado artigo.

II – Após a elaboração, aprovação e assinatura do Ofício, Ofício Circular ou Circular, a Unidade solicitante procederá da seguinte forma:

a) Acessar o sistema GeNOs, nos termos descritos no artigo 4º desta Portaria;

b) Escolher, no menu lateral esquerdo do sistema, a opção “Documento > Indexar”;

c) Selecionar o Ofício, Ofício Circular ou Circular na caixa “Documentos Disponíveis” e clicar em “Indexar arquivo”;

d) Preencher o campo “Interessado / Destinatário” do Ofício, Ofício Circular ou Circular;

e) Preencher o campo “Assinante” com o nome do subscritor do Ofício, Ofício Circular ou Circular;

f) Clicar no botão salvar;

g) Revisar, se necessário, o texto do assunto indexado e clicar no botão salvar;

h) Nomear o arquivo em PDF do Ofício, Ofício Circular ou Circular (exemplo: “ofício_25_2017_scedd_xyz”), e salvar este arquivo em pasta local do computador, antes de proceder ao respectivo upload;

i) Escolher a opção “upload pendente”, destacada na cor azul, e clicar em OK, para executar o upload;

j) Clicar no botão “Selecionar arquivo” na tela “UPLOAD DE ARQUIVO”;

k) Selecionar a pasta onde se localiza o Ofício, Ofício Circular ou Circular, clicar sobre o respectivo arquivo PDF e clicar no botão “abrir”;

l) Consultar o Ofício, Ofício Circular ou Circular para verificar o arquivo PDF;

m) Repetir os procedimentos das alíneas “h”, “i”, “j”, “k” e “l”, do item II acima, para substituir o arquivo anexado, caso necessário;