INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 31 DE MAIO DE 2019.

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições, e tendo em vista o disposto na Portaria TRE-SP nº 170/2019, que instituiu o SEI- Sistema Eletrônico de Informações no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º  O uso do Sistema Eletrônico de Informações – SEI TRE-SP, instituído pela Portaria TRE-SP nº 170/2019 como sistema de processo administrativo do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, no âmbito da Secretaria e das Zonas Eleitorais, fica regulamentado por esta Instrução Normativa.

Art. 2º  Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I - Assinatura eletrônica: assinatura do usuário mediante utilização de login e senha;

I - Assinatura eletrônica: assinatura do(a) usuário(a) mediante utilização de login e senha; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

II - Assinatura digital: assinatura do usuário baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras ICP-Brasil;

II - Assinatura digital: assinatura do(a) usuário(a) baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras ICPBrasil; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

III - Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução e andamento de um ou mais tipos de processos;

IV - Captura para o SEI: conjunto de operações que visam à inclusão no SEI de documento externo, seja ele nato-digital ou digitalizado;

V - Credencial de acesso SEI: credencial gerada no SEI que permite ao usuário criar e atuar em processos de sua unidade; 

V - Credencial de acesso SEI: credencial gerada no SEI que permite ao(à) usuário(a) criar e atuar em processos de sua unidade; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

VI - Concluir processo: funcionalidade que permite fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser tomada. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na Pesquisa;

VII - Detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;

VIII - Digitalização: conversão da fiel imagem de um documento físico para código digital;

IX - Documento Digital: documento armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários;

X - Documento Interno: são aqueles gerados no editor de textos do SEI;

XI - Documento Externo: documento digital não produzido diretamente no editor de texto do SEI, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na Secretaria do Tribunal ou nas zonas eleitorais ou por elas recebido, sendo:

a) Nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico;

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento físico, gerando uma fiel representação em código digital;

XII - Informação de acesso sigiloso: informação submetida temporariamente à restrição de acesso, em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527/2011 ou determinada por decisão judicial, entre outras, sendo necessário indicar no campo correspondente qual é a hipótese legal que fundamenta o sigilo;

XIII - Informação de acesso restrito: informação protegida por outras hipóteses legais de sigilo, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial, e informações relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011), entre outras, sendo necessário indicar no campo correspondente qual é a hipótese legal que fundamenta a restrição;

XIV - Informação de acesso público: informação que não é abrangida no conceito de informação de acesso sigiloso e informação de acesso restrito, sendo, portanto, a regra geral a ser aplicada;

XV - Instrumentos de gestão documental: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e de Destinação de Documentos;

XVI - Número SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento ou processo dentro do sistema;

XVII - Nível de acesso: forma de controle de acesso aos documentos e processos de acordo com a classificação de sigilo das informações neles contidas, conforme estabelecido nos instrumentos de gestão documental da instituição e na legislação aplicável;

XVIII - Relacionamento de Processos: funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si e que devam tramitar de forma autônoma;

XVIII - Peticionamento eletrônico: envio de petições e/ou documentos digitais, por usuário externo, com o objetivo de formar novo processo ou compor processo existente no SEI. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XIX - Unidade: designação que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do TRE-SP, assim como as assistências, comissões, núcleos, grupos de trabalho, equipes de projeto e demais órgãos colegiados formalmente constituídos;

XIX - Relacionamento de Processos: funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si e que devam tramitar de forma autônoma; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XX - Unidade Gestora: unidade à qual se vincula determinado tipo de processo;

XX - Unidade: designação que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do TRE-SP, assim como as assistências, comissões, núcleos, grupos de trabalho, equipes de projeto e demais órgãos colegiados formalmente constituídos; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XXI - Usuário interno: todos os magistrados, servidores ativos do quadro, requisitados, estagiários e terceirizados a serviço do TRE-SP;

XXI - Unidade Gestora: unidade à qual se vincula determinado tipo de processo; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XXII - Usuário externo: qualquer pessoa física ou representante de pessoa jurídica a quem tiver sido concedido acesso ao SEI TRE-SP e não se inclua no conceito de usuário interno.

XXII - Usuário interno: todos os magistrados, servidores ativos do quadro, requisitados, estagiários e terceirizados a serviço do TRE-SP;(Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XXII - Usuário interno: todos(as) os(as) magistrados(as), servidores(as) ativos(as) do quadro, requisitados(as), estagiários(as) e terceirizados(as) a serviço do TRE-SP; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Usuário externo: qualquer pessoa natural a quem tiver sido concedido acesso ao SEI TRE-SP e não se inclua no conceito de usuário interno, para a prática de atos em nome próprio ou na qualidade de representante legal de pessoa natural ou jurídica. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

CAPÍTULO II

DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

Art. 3º  O SEI TRE-SP entrará em funcionamento oficial na Secretaria e nas Zonas Eleitorais em substituição ao Processo Administrativo Digital – PAD, em 1º de julho de 2019. 

Art. 4º  A partir de 1º de julho de 2019, inclusive, todos os processos administrativos novos, no âmbito da Secretaria e das Zonas Eleitorais, deverão ser registrados no SEI TRE-SP, exceto aqueles que possuírem sistema próprio de tramitação.

§ 1º  Na Secretaria Judiciária - SJ deixarão de ser incluídos quaisquer documentos no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP, exceto processos judiciais físicos e petições a eles referentes.

§ 2º  Nas zonas eleitorais, toda matéria tratada no PAD passará a tramitar no SEI TRE-SP.

§ 3º  Com a implantação do Processo Judicial eletrônico - PJe nas zonas eleitorais, os expedientes com classe específica neste sistema serão nele autuados, conforme regramento próprio, sendo vedada a utilização do SEI TRE-SP ou SADP para tal finalidade.

Art. 5º  Os processos registrados no PAD até 30 de junho serão migrados automaticamente para o SEI TRE-SP e mantidos no PAD para consulta.

CAPÍTULO III

DOS USUÁRIOS E DO ACESSO AO SISTEMA

SEÇÃO I

DOS USUÁRIOS INTERNOS

Art. 6º  O SEI TRE-SP será acessado na intranet por todos os magistrados, servidores e requisitados lotados na Secretaria e nas zonas eleitorais, mediante login e senha, observadas as restrições de dados.

Art. 6º  O SEI TRE-SP será acessado por todos(as) os(as) magistrados(as), servidores(as) e requisitados(as) lotados(as) na Secretaria e nas zonas eleitorais, mediante login e senha, observadas as restrições de dados.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Parágrafo único.  O acesso ao sistema pelo sítio do TRE-SP na Internet poderá ser realizado mediante autorização do superior imediato. 

Parágrafo único.  Deverá ser configurada a opção de duplo fator de autenticação para acesso ao sistema. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 7º  O acesso ao SEI TRE-SP pelo usuário interno dar-se-á mediante login e senha, de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado.

Art. 7º  O acesso ao SEI TRE-SP pelo(a) usuário(a) interno(a) dar-se-á mediante login e senha, de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Parágrafo único.  O acesso dos Juízes Eleitorais será feito de acordo com a Zona Eleitoral de sua titularidade, conforme cadastro atualizado pela Assistência dos Juízos Eleitorais, subordinada à Presidência.

Parágrafo único.  O acesso dos Juízes Eleitorais e seus substitutos será feito de acordo com a Zona Eleitoral de sua titularidade, conforme cadastro atualizado pela Assistência dos Juízos Eleitorais, mediante a responsabilidade de cada unidade cartorária em informar as alterações e substituições ocorridas com as autoridades judiciárias. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Parágrafo único.  O acesso dos(as) Juízes(as) Eleitorais e seus(suas) substitutos(as) será feito de acordo com a Zona Eleitoral de sua titularidade, conforme cadastro atualizado pela Seção dos Juízos Eleitorais, mediante a responsabilidade de cada unidade cartorária em informar as alterações e substituições ocorridas com as autoridades judiciárias. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 8º  São de exclusiva responsabilidade dos usuários internos:

Art. 8º  São de exclusiva responsabilidade dos(as) usuários(as) internos(as): (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

I - Preparar os documentos digitais dentro dos requisitos do sistema;

II - Guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tiver conhecimento, por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público, não podendo alegar a quebra e/ou divulgação, em qualquer hipótese, pelo uso indevido do login e senha;

III - Manter a cautela necessária na utilização do SEI TRE-SP, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no sistema; 

IV - Comunicar à Secretaria de Tecnologia da Informação - STI qualquer mudança percebida em privilégios de acesso ao sistema;

V - Evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental;

VI - Assinar documentos no processo administrativo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo, função e com sua unidade de lotação;

VII - Participar dos programas de capacitação referentes ao SEI TRE-SP; 

VIII - Disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI TRE-SP.

Parágrafo único.  A utilização indevida do SEI TRE-SP implicará na responsabilização do usuário, sujeitando-o às sanções administrativa, civil e penal, após o devido processo legal.

Parágrafo único.  A utilização indevida do SEI TRE-SP implicará na responsabilização do(a) usuário(a), sujeitando-o(a) às sanções administrativa, civil e penal, após o devido processo legal. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 9º  O titular responsável poderá gerenciar as permissões de acesso ao SEI TRE-SP de sua unidade, concedendo ou excluindo perfil a estagiários, terceirizados ou usuários lotados em outras unidades, se necessário, através do Sistema de Permissões SIP, acessório do SEI.

Art. 9º  O(A) titular responsável deverá gerenciar as permissões de acesso ao SEI TRE-SP de sua unidade, concedendo ou excluindo perfil a estagiários(as), terceirizados(as) ou usuários(as) lotados(as) em outras unidades, sempre que necessário, através do Sistema de Permissões SIP, acessório do SEI. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 10.  As assistências, núcleos, comissões e grupos de trabalho serão cadastrados no sistema SEI TRE-SP e tratados como unidades para efeito de tramitação. 

Art. 10.  Os núcleos, comissões e grupos de trabalho serão cadastrados no sistema SEI TRE-SP e tratados como unidades para efeito de tramitação. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 11.  Os responsáveis por assistências, núcleos, grupos de trabalho e comissões terão acesso automático ao SEI TRE-SP em cada unidade ou grupo de atuação, segundo sistema próprio de cadastro da Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP, devendo gerenciar as permissões dos demais integrantes pelo Sistema de Permissões SIP.

Art. 11.  Os(As) responsáveis por núcleos, grupos de trabalho e comissões terão acesso automático ao SEI TRE-SP em cada unidade ou grupo de atuação, segundo sistema próprio de cadastro da Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP, devendo gerenciar as permissões dos demais integrantes pelo Sistema de Permissões SIP. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 12.  Os novos grupos de trabalho, núcleos e comissões deverão solicitar o acesso ao SEI TRE-SP à Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP, por intermédio do titular responsável, indicando:

I - Nome da comissão ou grupo de trabalho;

II - Sigla sugerida;

III - Cópia do ato de designação;

IV - Nome completo do responsável/presidente.

Parágrafo único. Ao término dos trabalhos, o presidente da comissão, núcleo ou grupo de trabalho ficará incumbido de retirar os perfis de todos os seus integrantes no SEI, de forma a evitar tramitações indevidas.

Parágrafo único.  Ao término dos trabalhos, o(a) presidente(a) da comissão, núcleo ou grupo de trabalho ficará incumbido de retirar os perfis de todos os(as) seus(suas) integrantes no SEI, de forma a evitar tramitações indevidas. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 13.  O acesso aos processos relativos às assistências, núcleos, comissões e grupos será realizado apenas por seus integrantes – e não por servidores das unidades nas quais estejam lotados – preservando-se, assim, as informações por eles tratadas, principalmente quando forem de natureza restrita.

Art. 13.  O acesso aos processos relativos aos núcleos, comissões e grupos será realizado apenas por seus(suas) integrantes – e não por servidores(as) das unidades nas quais estejam lotados – preservando-se, assim, as informações por eles tratadas, principalmente quando forem de natureza restrita. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

SEÇÃO II

DOS PERFIS DE ACESSO

Art. 14.  O acesso dos usuários ao SEI TRE-SP se dá conforme os seguintes perfis:

Art. 14.  O acesso dos(as) usuários(as) ao SEI TRE-SP se dá conforme os seguintes perfis: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

I - Básico: concedido aos servidores e magistrados;

I - Básico: concedido aos(às) servidores(as) e magistrados(as); (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

II - Coordenador de Unidade: concedido aos titulares das unidades no Sistema de Permissões SIP (módulo acessório do SEI);

II - Coordenador(a) de Unidade: concedido aos(às) titulares das unidades no Sistema de Permissões SIP (módulo acessório do SEI); (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

III - Administrador do SEI: concedido, de acordo com a necessidade, a servidores da Secretaria de Tecnologia da Informação – STI e a membros da Comissão do SEI TRE-SP;

III - Administrador(a) do SEI: concedido, de acordo com a necessidade, a servidores(as) da Secretaria de Tecnologia da Informação – STI; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

IV - Arquivamento: concedido à Assistência de Arquivo Geral;

IV - Comissão SEI: concedido a membros(as) da Comissão do SEI TRE-SP; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

V - Inspeção administrativa: concedido à Diretoria-Geral, Corregedoria e Presidência.

V - Arquivamento: concedido à Seção de Arquivo Geral; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

VI - Inspeção administrativa: concedido à Diretoria-Geral, Corregedoria e Presidência; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2023)

VII - Formulário: concedido por prazo determinado, a pedido, para criação de novos formulários. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2023)

SEÇÃO III

DOS USUÁRIOS EXTERNOS

SEÇÃO III

DOS(AS) USUÁRIOS(AS) EXTERNOS(AS) (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 15.  O credenciamento de usuários externos no SEI TRE-SP é destinado a pessoas físicas, ou representantes de pessoas jurídicas, que participem em processos administrativos junto ao TRE-SP para, mediante disponibilização da unidade responsável pela informação:

Art. 15.  O credenciamento de usuários externos no SEI TRE-SP é realizado por meio de formulário próprio, disponível no sítio eletrônico deste Tribunal, em página específica, e se destina a pessoas naturais que, em nome próprio ou como representantes legais de pessoas naturais e jurídicas, participem em processos administrativos junto ao TRE-SP para: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 15.  O credenciamento de usuários(as) externos(as) no SEI TRE-SP é realizado por meio de formulário próprio, disponível no sítio eletrônico deste Tribunal, em página específica, e se destina a pessoas naturais que, em nome próprio ou como representantes legais de pessoas naturais e jurídicas, participem em processos administrativos junto ao TRE-SP para: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

I – acompanhar a tramitação dos processos de seu interesse, por prazo determinado;

I - acompanhar a tramitação dos processos de seu interesse e visualizar seu conteúdo, parcial ou integral, por prazo determinado, se for o caso, mediante disponibilização da unidade responsável pela informação; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

II – receber ofícios e notificações relativos aos processos em que figure como parte ou interessado;

II - receber comunicações, notificações e intimações relativas aos processos em que figure como parte ou interessado; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

II - receber comunicações, notificações e intimações relativas aos processos em que figure como parte ou interessado(a); (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

III - assinar contratos, atas de registro de preços, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o TRE-SP;

III - assinar contratos, atas de registro de preços, convênios, termos, acordos e outros instrumentos celebrados com o TRE-SP; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

IV - peticionar eletronicamente. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 1º  Magistrados, servidores ativos, requisitados, estagiários e colaboradores não poderão se cadastrar como usuários externos.

§ 1º Magistrados(as), servidores(as) ativos(as), exceto os(as) removidos(as), estagiários(as) e colaboradores(as) não poderão se cadastrar como usuários(as) externos.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 2º  O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir de solicitação efetuada no sítio eletrônico do TRE-SP, seguida de envio da documentação exigida, nos termos do art. 16.

§ 2º O credenciamento de usuário(a) externo(a) é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir de solicitação efetuada no sítio eletrônico do TRE-SP, seguida de envio da documentação exigida, nos termos do art. 16. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 3º  É vedado ao usuário externo cadastrar-se mais de uma vez no sistema. Em caso de necessidade de alteração de dados, o usuário externo deverá atualizar o seu cadastro, por meio de requerimento entregue no Protocolo Geral.

§ 3º  É vedado ao usuário externo cadastrar-se mais de uma vez no sistema. Em caso de necessidade de alteração de dados, o usuário externo deverá atualizar o seu cadastro, por meio de requerimento próprio enviado pelo sistema de peticionamento eletrônico ou, se for o caso, entregue no Protocolo Geral ou nas unidades cartorárias. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 3º É vedado ao(à) usuário(a) externo(a) cadastrar-se mais de uma vez no sistema. Em caso de necessidade de alteração de dados, o usuário externo deverá atualizar o seu cadastro, por meio de requerimento próprio enviado pelo sistema de peticionamento eletrônico ou, se for o caso, entregue no Protocolo Geral ou nas unidades cartorárias. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 4º  O credenciamento está condicionado à aceitação das condições previstas nesta norma e tem como consequência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

§ 4º  O credenciamento está condicionado à aceitação dos termos e condições previstas nesta e nas demais normas aplicáveis ao processo eletrônico, em especial, o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, e tem como consequência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 5º  A autorização do credenciamento de usuário externo e a consequente liberação dos serviços disponíveis no SEI TRE-SP dependem de prévia aprovação da unidade gestora do processo de interesse do solicitante.

§ 5º  A autorização do credenciamento de usuário(a) externo(a) e a consequente liberação dos serviços disponíveis no SEI TRE-SP dependem de prévia aprovação da unidade gestora do processo de interesse do(a) solicitante. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 6º  A autorização para o credenciamento de usuário externo poderá ser indeferida no caso de não apresentação de documentação obrigatória ou complementar.

§ 6º  A autorização para o credenciamento de usuário(a) externo(a) poderá ser indeferida no caso de não apresentação de documentação obrigatória ou complementar. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 7º  O descredenciamento de usuário externo dar-se-á:

§ 7º  O descredenciamento de usuário(a) externo (a) dar-se-á: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

I - por solicitação expressa do usuário ou do órgão ou entidade por ele representados;

I - por solicitação expressa do(a) usuário(a) ou do órgão ou entidade por ele(ela) representado(a); (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

II - em razão do descumprimento das normas que disciplinam o SEI TRE-SP;

III - a critério da Administração, mediante ato motivado.

§ 8º  As unidades gestoras deverão informar aos usuários externos quanto ao prazo para cumprimento dos atos mencionados no inciso III do caput.

§ 8º  As unidades gestoras deverão informar aos(às) usuários(as) externos(as) quanto ao prazo para cumprimento dos atos mencionados no inciso III do caput. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 16.  Além do cadastro no sítio eletrônico do TRE-SP, o credenciamento exigirá a apresentação dos seguintes documentos:

I - No caso de credenciamento de pessoa física:

a) Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, conforme modelo do Anexo I desta Instrução Normativa;

b) Documento de identificação pessoal com foto;

c) Cadastro de Pessoa Física – CPF;

d) Comprovante de endereço.

II - No caso de credenciamento de pessoa jurídica:

a) Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, conforme modelo do Anexo I desta Instrução Normativa;

b) Documento de identificação pessoal e CPF do representante legal;

c) Ato constitutivo e suas alterações ou ato constitutivo consolidado, devidamente registrados;

d) Ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado, e procuração, se for o caso;

e) Comprovante de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica- CNPJ;

f) Comprovante de endereço.

§ 1º O TRE-SP poderá solicitar, a qualquer tempo, documentação complementar para a efetivação ou para a manutenção do cadastro.

§ 1º  Os documentos de que tratam os incisos I e II do ‘caput’ deste artigo deverão ser digitalizados e enviados para a Seção de Protocolo Geral, para o email cadastrosei@tre-sp.jus.br, ou diretamente para o endereço eletrônico da unidade cartorária, indicando-se os motivos que ensejam a solicitação de cadastro no sistema. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 1º  Os documentos de que tratam os incisos I e II do ‘caput’ deste artigo deverão ser digitalizados e enviados para a Seção de Protocolo Administrativo e Expedição - SEPAE, para o email cadastrosei@tre-sp.jus.br, ou diretamente para o endereço eletrônico da unidade cartorária, indicando-se os motivos que ensejam a solicitação de cadastro no sistema. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 2º Os documentos deverão ser apresentados pessoalmente na Seção de Protocolo Geral em vias originais, que serão digitalizadas, incluídas no SEI TRE-SP e autenticadas administrativamente.

§ 2º  A documentação poderá ser apresentada diretamente à unidade gestora do processo de interesse do solicitante, por solicitação desta, que será responsável pela criação do processo de “Cadastro de usuário externo”. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 3º Desde que autenticada em cartório, a documentação poderá ser encaminhada por correspondência à Seção de Protocolo Geral, que a digitalizará e incluirá no SEI TRE-SP. Nessa hipótese, o formulário do Anexo I deverá ser encaminhado com firma reconhecida.

§ 3º  Para efetivação do cadastro, o Tribunal ou unidade cartorária poderá solicitar, a qualquer tempo, a apresentação do documento original ou de documentação complementar, fixando prazo para cumprimento. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 4º A apresentação dos documentos referidos nos incisos I e II do caput deste artigo poderá ser dispensada mediante procedimento que assegure a inequívoca identificação do interessado quando se tratar de cadastro de:

§ 4º  A apresentação dos documentos referidos neste artigo poderá ser dispensada mediante procedimento que assegure a inequívoca identificação do interessado quando se tratar de cadastro de: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

I - representante de empresa vencedora de certame licitatório ou contratação por dispensa ou inexigibilidade de licitação, tendo em vista a documentação apresentada à unidade responsável pelo processo de contratação;

I - representante de empresa vencedora de certame licitatório ou contratação por dispensa ou inexigibilidade de licitação, tendo em vista a documentação apresentada à unidade responsável pelo processo de contratação; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

II - representante dos órgãos dos Poderes Judiciário, Executivo e Legislativo, devido ao registro dos documentos de identificação junto ao respectivo órgão;

II - representante dos órgãos dos Poderes Judiciário, Executivo e Legislativo, do Ministério Público, de partidos políticos, agentes públicos ou representantes de outras entidades que firmarem convênio com o Tribunal, devido ao registro dos documentos de identificação junto ao respectivo órgão, desde que, no credenciamento, informem conta de e-mail institucional; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

III - servidor inativo do TRE-SP, devido ao registro dos documentos de identificação junto ao órgão.

III - servidor inativo ou pensionista do TRE-SP, devido ao registro dos documentos de identificação junto ao órgão. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

III - servidor(a) removido(a), inativo(a) ou pensionista do TRE-SP, devido ao registro dos documentos de identificação junto ao órgão. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 17.  São de exclusiva responsabilidade do usuário externo:

Art. 17.  São de exclusiva responsabilidade do(a) usuário(a) externo(a): (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo, em nenhuma hipótese, admitida qualquer alegação de uso indevido ou por terceiros;

II - a equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;

III - a estrutura tecnológica necessária às transações eletrônicas, incluindo o acesso a provedor de internet e a disponibilidade de equipamento com configuração adequada;

IV - manter sempre atualizado o endereço de e-mail fornecido para cadastro de usuário externo, bem como assegurar a viabilidade de recebimento de mensagens eletrônicas;

IV - manter sempre atualizado o endereço de e-mail fornecido para cadastro de usuário(a) externo(a), bem como assegurar a viabilidade de recebimento de mensagens eletrônicas; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

V - a consulta diária ao endereço de e-mail cadastrado e ao SEI TRE-SP, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

VI - a atualização de seus dados cadastrais no SEI TRE-SP, sempre que necessário;

VII - o cumprimento dos prazos estabelecidos para a prática dos atos no SEI TRE-SP, especialmente quanto à assinatura dos documentos;

VIII - a comunicação imediata ao Tribunal no caso de quebra de sigilo da senha ou de acesso indevido ao e-mail cadastrado, para imediato bloqueio da senha; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

IX - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

X - a observância dos períodos de manutenção programada ou qualquer outro tipo de indisponibilidade do SEI; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XI - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XII - a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere às extensões e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XIII - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, conforme os prazos estabelecidos no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos do Tribunal e na legislação pertinente; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XIV - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XV - a realização, preferencialmente por meio do sistema de peticionamento eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais entre o Tribunal, o usuário ou a entidade porventura representada exceto quando houver inviabilidade ou indisponibilidade do sistema; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

XVI - a observância dos relatórios de indisponibilidade previstos no § 1º do art. 40 desta Instrução Normativa. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Parágrafo único. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI TRE-SP, ou eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis à falha do sistema não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações ou inobservância de prazos processuais.

§ 1º  A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI TRE-SP, ou eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações ou inobservância de prazos processuais. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 2º  As pessoas jurídicas ficam obrigadas a solicitar a inativação de usuários externos que não pertençam mais aos seus quadros, sob pena de responsabilização pelo uso indevido do sistema. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 2º  As pessoas jurídicas ficam obrigadas a solicitar a inativação de usuários(as) externos(as) que não pertençam mais aos seus quadros, sob pena de responsabilização pelo uso indevido do sistema. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023) 

Art. 18.  Após a realização do cadastro de usuário externo no sítio eletrônico e o recebimento dos documentos pertinentes, o requerimento será apreciado em até 5 (cinco) dias úteis, ao final do qual será liberado o acesso ou informada eventual pendência na documentação.

Art. 18.  Após a realização do cadastro de usuário(a) externo(a) no sítio eletrônico e o recebimento dos documentos pertinentes, o requerimento será apreciado em até 5 (cinco) dias úteis, ao final do qual será liberado o acesso ou informada eventual pendência na documentação. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023) 

Parágrafo único.  A aprovação do requerimento, assim como eventual pedido de documentação complementar, serão comunicados exclusivamente por meio do endereço eletrônico informado no cadastramento.

Art. 19.  A liberação do credenciamento de usuários externos deverá ser autorizada formalmente pela unidade gestora do processo de interesse do requisitante, via processo SEI TRE-SP, com o tipo “Cadastro de usuário externo – SEI”, que deverá ser enviado à Assistência de Produção e Operação – AstPO acompanhado de todos os documentos analisados e da decisão.

Art. 19.  A liberação do credenciamento de usuários(as) externos(as) deverá ser autorizada formalmente pela unidade gestora do processo de interesse do solicitante, via processo SEI TRESP, com o tipo “Cadastro de usuário(a) externo(a) – SEI”, que deverá ser enviado à Seção de Monitoramento e Produção – SEMPRO acompanhado de todos os documentos analisados e da decisão. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023) 

Parágrafo único. O processo de “Cadastro de usuário externo – SEI” deverá ser relacionado aos processos em que o usuário externo seja parte ou interessado.

§ 1º  O processo de “Cadastro de usuário externo – SEI” poderá ser relacionado aos processos em que o usuário externo seja parte ou interessado. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 1º O processo de “Cadastro de usuário(a) externo(a) – SEI” poderá ser relacionado aos processos em que o(a) usuário(a) externo(a) seja parte ou interessado(a).  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023) 

§ 2º  O descredenciamento de usuários externos ocorrerá apenas nas hipóteses previstas no § 7º  do art. 15 e deverá ser formalizado pela unidade gestora do processo de interesse do requisitante, de preferência, no mesmo processo de seu cadastro, o qual será enviado à Assistência de Produção e Operação – AstPO. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 2º  O descredenciamento de usuários(as) externos(as) ocorrerá apenas nas hipóteses previstas no § 7º do art. 15 e deverá ser formalizado pela unidade gestora do processo de interesse do(a) solicitante, de preferência, no mesmo processo de seu cadastro, o qual será enviado à Seção de Monitoramento e Produção – SEMPRO.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023) 

Art. 19-A.  O acesso de usuário externo ao SEI TRE-SP é feito por meio do sítio eletrônico do Tribunal na Internet. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-A.  O acesso de usuário(a) externo(a) ao SEI TRE-SP é feito por meio do sítio eletrônico do Tribunal na Internet. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023) 

Parágrafo único.  O login e a senha utilizados para acessar o SEI são gerados pelo próprio usuário externo, no momento de seu credenciamento. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Parágrafo único.  O login e a senha utilizados para acessar o SEI são gerados pelo(a) próprio(a) usuário(a) externo(a), no momento de seu credenciamento. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

SUBSEÇÃO I

DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO

Art.19-B.  O usuário externo deverá observar as orientações fornecidas pela unidade gestora do processo de seu interesse para o peticionamento eletrônico, que serão disponibilizadas no sítio eletrônico deste Tribunal ou por outro meio eletrônico, a critério da Administração. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art.19-B.  O(A) usuário(a) externo(a) deverá observar as orientações fornecidas pela unidade gestora do processo de seu interesse para o(a) peticionamento(a) eletrônico, que serão disponibilizadas no sítio eletrônico deste Tribunal ou por outro meio eletrônico, a critério da Administração.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 1º  As petições eletrônicas deverão conter elementos descritivos mínimos, a fim de permitir seu correto tratamento e destinação, tais como: (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

I - nome da pessoa natural ou jurídica a que se refere; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

II - número do processo SEI TRE-SP de referência, se houver. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 2º  Na hipótese de descumprimento da regra do § 1º, o usuário externo será intimado eletronicamente para suprir a irregularidade no prazo de 5 (cinco) dias úteis, sob pena de, a critério da Administração, arquivar a petição. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-C.  Não há protocolo integrado na circunscrição eleitoral do Estado, devendo as petições eletrônicas serem enviadas diretamente à unidade cartorária ou da Secretaria a que se destinam. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-C.  Não há protocolo integrado na circunscrição eleitoral do Estado, devendo as petições eletrônicas serem enviadas diretamente à unidade cartorária a que se destinam ou à Secretaria.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 19-D.  O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI TRE-SP, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo contendo os seguintes dados: (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

I - número do processo correspondente; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

III - data e horário do recebimento da petição; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

IV - identificação do signatário da petição. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

IV - identificação do(a) signatário(a) da petição.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 19-E.  Os documentos digitalizados encaminhados por usuários externos por meio de peticionamento eletrônico terão valor de cópia simples. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-E.  Os documentos digitalizados encaminhados por usuários(as) externos(as) por meio de peticionamento eletrônico terão valor de cópia simples. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Parágrafo único.  O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do caput são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Parágrafo único.  O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do ‘caput’ são de responsabilidade do(a) usuário(a) externo(a), o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 19-F.  Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-G.  O Tribunal ou unidade cartorária poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo que estipular, do original em papel de documento digitalizado no Tribunal ou unidade cartorária ou enviado por usuário externo por meio de peticionamento eletrônico. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-H.  Os documentos originais em suporte físico, cuja digitalização seja tecnicamente inviável, deverão ser apresentados fisicamente à Seção de Protocolo Geral ou unidade cartorária, no prazo de 10 (dez) dias úteis, contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação do Tribunal ou unidade cartorária. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-H.  Os documentos originais em suporte físico, cuja digitalização seja tecnicamente inviável, deverão ser apresentados fisicamente à Seção de Protocolo Administrativo e Expedição – SEPAE ou unidade cartorária, no prazo de 10 (dez) dias úteis, contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação do Tribunal ou unidade cartorária.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Parágrafo único.  Os documentos nato-digitais em formato e tamanho incompatíveis poderão ser apresentados à Seção de Protocolo Geral ou unidade cartorária, acompanhado de requerimento, no prazo de 10 (dez) dias úteis contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação do Tribunal. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Parágrafo único.  Os documentos nato-digitais em formato e tamanho incompatíveis poderão ser apresentados à Seção de Protocolo Administrativo e Expedição – SEPAE ou unidade cartorária, acompanhado de requerimento, no prazo de 10 (dez) dias úteis contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação do Tribunal. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 19-I.  Fica vedado o peticionamento eletrônico via SEI TRE-SP ao Núcleo de Informação ao Cidadão - NIC e à Ouvidoria, devendo as petições e solicitações a estas unidades serem realizadas por formulários e sistemas próprios. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-J.  O peticionamento eletrônico do SEI TRE-SP não se destina à apresentação de peças processuais e documentos a serem juntados em feitos judiciais físicos ou eletrônicos em trâmite em qualquer instância da Justiça Eleitoral do Estado, salvo disposição expressa em contrário. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Parágrafo único.  A inobservância da regra estabelecida no ‘caput’ implicará no imediato arquivamento da petição eletrônica, sem devolução do respectivo prazo processual. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

SUBSEÇÃO II

DOS PRAZOS E COMUNICAÇÕES ELETRÔNICAS

Art. 19-K.  Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI TRE-SP. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 1º  Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 2º  Para efeitos de contagem de prazo, não serão considerados os feriados estaduais, municipais ou distritais, bem como os dias em que não houver expediente na Secretaria ou unidades cartorárias, conforme o caso. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-L. As intimações aos usuários externos cadastrados na forma desta instrução normativa ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 19-L. As intimações aos(às) usuários(as) externos(as) cadastrados(as) na forma desta instrução normativa ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 1º  Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, sendo tal fato certificado automaticamente pelo sistema. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o(a) usuário(a) externo(a) efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, sendo tal fato certificado automaticamente pelo sistema. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 2º  A consulta referida no § 1º  deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados do envio da intimação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 3º  Na hipótese do § 1º, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, e na hipótese do § 2º, nos casos em que o prazo terminar em dia não útil, considerar-se-á a intimação realizada no primeiro dia útil seguinte. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 4º  Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, nos termos do § 2º. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 5º  As intimações que viabilizem o acesso à íntegra do processo serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

§ 5º  As intimações que viabilizem o acesso à íntegra do processo serão consideradas vista pessoal do(a) interessado(a) para todos os efeitos legais. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 6º  Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da intimação, esta poderá ser praticada por outros meios, com posterior registro no sistema. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

CAPÍTULO IV

DAS ASSINATURAS 

Art. 20.  Os documentos produzidos no SEI TRE-SP tem garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura digital ou eletrônica.

Art. 21.  O registro da assinatura será admitido sob as seguintes modalidades:

I - Para usuários internos: assinatura digital ou assinatura eletrônica.

I - Para usuários(as) internos(as): assinatura digital ou assinatura eletrônica. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

II - Para usuários externos: exclusivamente a assinatura eletrônica.

II - Para usuários(as) externos(as): exclusivamente a assinatura eletrônica. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 22.  Na impossibilidade da assinatura digital ou eletrônica, o documento poderá ser impresso, assinado manualmente, digitalizado e juntado ao SEI TRE-SP com a devida autenticação administrativa.

Art. 23.  Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica são pessoais e intransferíveis, sendo o usuário exclusivo responsável por sua guarda, conservação e não fornecimento a terceiros.

Art. 23.  Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica são pessoais e intransferíveis, sendo o(a) usuário(a) exclusivo(a) responsável por sua guarda, conservação e não fornecimento a terceiros(as). (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 24.  Os editais de licitação, os contratos administrativos e os instrumentos congêneres deverão conter cláusula que estabeleça o uso preferencial da plataforma SEI TRE-SP para a assinatura eletrônica dos usuários externos cadastrados, conforme o disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 24.  Os editais de licitação, os contratos administrativos e os instrumentos congêneres deverão conter cláusula que estabeleça o uso preferencial da plataforma SEI TRE-SP para a assinatura eletrônica dos(as) usuários(as) externos(as) cadastrados(as), conforme o disposto nesta Instrução Normativa. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 25.  A prática de atos assinados eletronicamente importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Instrução Normativa e na responsabilidade pelo sigilo e uso indevido das assinaturas digital e eletrônica.

CAPÍTULO V

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

SEÇÃO I

DA NUMERAÇÃO DOS PROCESSOS

Art. 26.  Os processos administrativos iniciados no SEI TRE-SP obedecerão à numeração única prevista no art. 1º, da Resolução do Conselho Nacional de Justiça - CNJ n° 65, de 16 de dezembro de 2008, com a estrutura NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.0000, composta de 6 (seis) campos obrigatórios, criados de forma automática pelo sistema, sendo:

I - campo NNNNNNN - número sequencial por ano;

II - campo DD - dígito verificador cujo cálculo de verificação deve ser efetuado pela aplicação de algoritmo próprio, conforme Norma ISO 7064:2003;

III - campo AAAA – identificador do ano de criação do processo;

IV - campo J - 6 (seis), identificador da Justiça Eleitoral;

V - campo TR - 26 (vinte e seis), identificador do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo no segmento da Justiça Eleitoral;

VI - campo 0000 - identificador da unidade de origem do processo. Para este campo será adotado para a Secretaria o número 8000 e para as Zonas o dígito 8 (oito) seguido do número da ZE, sendo que os Postos de Atendimento são identificados pelo número da ZE a que estão subordinados.

SEÇÃO II

DA TRAMITAÇÃO

Art. 27.  Todo documento que deva tramitar de forma isolada, sem vinculação prévia a processo preexistente, será inserido no SEI TRE-SP como novo processo, haja vista que o sistema não permite a tramitação de documentos.

Art. 28.  A data, a hora da remessa e do recebimento eletrônico do processo administrativo constarão do histórico da tramitação do processo e seguirão o horário oficial de Brasília.

Parágrafo único.  Havendo lapso temporal igual ou superior a um dia entre a recepção do documento e sua captura para o SEI TRE-SP, a unidade responsável pelo recebimento deverá certificar nos autos a data e horário do recebimento.

Art. 29.  Toda ação realizada no SEI TRE-SP será registrada e disponibilizada automaticamente no histórico do processo, com a identificação de sua data, hora e usuário.

Art. 30.  O processo administrativo eletrônico que tiver sua tramitação finalizada deverá ser encaminhado à unidade gestora para que seja concluído no SEI TRE-SP.

Art. 31.  A reabertura de processo por unidade que já tenha concluído sua participação no expediente deve ser feita de forma estritamente criteriosa, devidamente comunicada e acordada com a unidade detentora do processo, principalmente quando nele tiver havido inserção ou exclusão de documentos.

Art. 32.  Processos de matéria administrativa, tramitando no SEI TRE-SP, a serem submetidos a análise no Plenário, deverão ser enviados à Secretaria Judiciária, que providenciará sua autuação no sistema do Processo Judicial Eletrônico – PJe e certificará o fato no processo administrativo originário, com devolução deste à unidade remetente.

§ 1º  Após decisão proferida pela Corte, a Secretaria Judiciária restituirá o processo autuado no PJe, por meio deste mesmo sistema, à unidade de origem, para providências.

§ 2º  Os expedientes de designação de Juízes Eleitorais, embora sejam submetidos à análise do Plenário, tramitarão exclusivamente no SEI TRE-SP.

§ 2º Os expedientes de designação de Juízes(as) Eleitorais, embora sejam submetidos à análise do Plenário, tramitarão exclusivamente no SEI TRE-SP. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

SEÇÃO III

DO SOBRESTAMENTO DE PROCESSOS

Art. 33.  O sobrestamento do feito de que trata essa Instrução tem caráter temporário e deve ser precedido de determinação, nos próprios autos ou em outro, observada a legislação pertinente.

Parágrafo único. O sobrestamento não deve ser utilizado com a mesma finalidade da função “colocar em espera” existente no PAD.

Parágrafo único. O sobrestamento poderá ser utilizado com a finalidade de ‘colocar em espera’ nos processos que não possuem prazos normativos. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 2/2019)

Art. 34.  O documento do qual constar a determinação de sobrestamento, seu Número SEI e seu teor resumido devem constar do campo motivo para o sobrestamento do processo.

Art. 35.  O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

SEÇÃO IV

DO RELACIONAMENTO E DA ANEXAÇÃO DE PROCESSOS

Art. 36.  O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único.  O relacionamento de processos não se confunde com a anexação. Processos relacionados não vincularão suas tramitações, que continuarão a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Art. 37.  Deverá ocorrer a anexação de processos quando pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta.

Art. 37.  Deverá ocorrer a anexação de processos quando pertencerem a um(a) mesmo(a) interessado(a), tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Parágrafo único.  A anexação e desanexação deverão ser sempre motivadas.

Art. 38.  Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório não admitirá a inclusão de novos documentos.

§ 1º  O processo a ser anexado deve estar aberto na unidade que efetuará a operação.

§ 2º  A anexação não pode envolver processos sigilosos.

§ 3º  Se o processo a ser anexado tiver nível de acesso “Restrito”, o processo principal também assumirá esse nível. 

§ 4º  O processo a ser anexado não pode ter outros a ele anexados.

SEÇÃO V

DO ARQUIVAMENTO E DA ELIMINAÇÃO DE PROCESSOS

Art. 39.  Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD e em procedimentos estabelecidos nas Resoluções TRE-SP Nº 356/2015 e 401/2017, obedecendo-se aos seguintes critérios:

Art. 39.  Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD e em procedimentos estabelecidos na Resolução TRE-SP nº 597/2022, obedecendo-se aos seguintes critérios: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

I - O arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando do encerramento do processo;

II - Os documentos físicos recebidos, integralmente convertidos para eletrônicos e não devolvidos aos interessados, serão preservados em arquivo corrente pela unidade destinatária até o fim do trâmite do processo no SEI TRE-SP, sendo posteriormente eliminados por já estarem fielmente representados em código digital;

III - Os processos físicos migrados para o SEI TRE-SP, que tenham sua tramitação física encerrada e recebam número desse sistema, poderão permanecer na unidade até o fim do trâmite do processo no SEI TRE-SP, sendo posteriormente encaminhados pelas unidades da Secretaria ao Arquivo Geral, quando houver previsão de arquivamento intermediário ou permanente na Tabela de Temporalidade de Documentos, ou diretamente arquivados pelas Zonas Eleitorais, nos termos da Resolução TRE-SP nº 356/2015.

III - Os processos físicos migrados para o SEI TRE-SP, que tenham sua tramitação física encerrada e recebam número desse sistema, poderão permanecer na unidade até o fim do trâmite do processo no SEI TRE-SP, sendo posteriormente encaminhados pelas unidades da Secretaria ao Arquivo Geral, quando houver previsão de arquivamento intermediário ou permanente na Tabela de Temporalidade de Documentos, ou diretamente arquivados pelas Zonas Eleitorais, nos termos da Resolução TRE-SP nº 597/2022. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

SEÇÃO VI

DA DISPONIBILIDADE DO SISTEMA

Art. 40.  O sistema SEI TRE-SP ficará disponível de forma ininterrupta, ressalvados os períodos de manutenção.

§ 1º  As manutenções programadas serão informadas aos usuários pela Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, antecipadamente.

§ 2º  Em caso de inoperância parcial ou total do SEI, sem previsão de retorno imediato ou em tempo razoável, os atos urgentes deverão ser praticados e encaminhados por outros meios, com posterior captura dos documentos no sistema.

SEÇÃO VII

DO PROCEDIMENTO PARA MIGRAÇÃO DE PROCESSOS

Art. 41.  A migração manual de processos do PAD para o SEI TRE-SP, se necessária, deverá ocorrer conforme os seguintes procedimentos:

I - Gerar o processo completo no PAD;

II - Iniciar um processo no SEI TRE-SP;

III - Indicar o número do PAD no campo Especificação do SEI;

IV - No SEI, criar um documento eletrônico denominado “Termo de Abertura de Processo SEI e Encerramento de Processo PAD”, que informará que a partir daquela data o processo passará a tramitar no SEI TRE-SP;

V - Anexar no SEI o arquivo gerado pelo PAD. Se necessário, o arquivo poderá ser dividido em partes;

VI - No PAD, registrar o encerramento do processo, mencionando que a partir daquela data o processo passará a tramitar pelo SEI TRE-SP e informar o número do processo SEI.

CAPÍTULO VI

DOS DOCUMENTOS

SEÇÃO I

DA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 42.  Todo documento a ser assinado digital ou eletronicamente, deve ser elaborado por meio do editor de textos do SEI TRE-SP, observando-se:

I - Documentos gerados no SEI receberão Número SEI sequencial automático e, quando aplicável, Número do Documento;

II - Documentos que demandem análise preliminar de sua minuta deverão ser elaborados e disponibilizados mediante o uso de BLOCO DE ASSINATURA ao usuário que analisará e assinará o documento;

II - Documentos que demandem análise preliminar de sua minuta deverão ser elaborados e disponibilizados mediante o uso de BLOCO DE ASSINATURA ao(à) usuário(a) que analisará e assinará o documento; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

III - Documentos que demandem assinatura de mais de um usuário deverão ser encaminhados à unidade de destino somente após a assinatura de todos os responsáveis;

III - Documentos que demandem assinatura de mais de um(a) usuário(a) deverão ser encaminhados à unidade de destino somente após a assinatura de todos(as) os(as) responsáveis; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 1º  Excepcionalmente, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, assinados de próprio punho, digitalizados, capturados para o SEI e autenticados administrativamente.

§ 2º  As assinaturas dos responsáveis somente deverão ser apostas na versão definitiva.

§ 3º  É possível que cada unidade crie modelos-padrão de documentos próprios.

Art. 43.  Quando o documento contiver elemento cuja formatação seja incompatível com o editor de textos, referido elemento poderá ser capturado para o SEI TRE-SP como documento externo, utilizando preferencialmente o formato PDF. 

Parágrafo único. Além do PDF, o sistema também aceita anexar documentos digitais em outras extensões, tais como: doc, rtf, xls, ppt, odt, ods, odp, xlsx, docx.

Art. 44.  Para a digitalização dos documentos deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I - Os documentos deverão ser digitalizados em sua integralidade, gerando uma fiel representação em código digital;

II - O processo de digitalização deverá ser efetivado em formato PDF, com reconhecimento ótico de caracteres (OCR), viabilizando, assim, sua pesquisa na base do SEI;

III - Os arquivos capturados deverão ter resolução mínima de 300 dpi.

III - Os arquivos capturados deverão ter resolução mínima de 200 dpi. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 2/2019)

Art. 45. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, serão considerados originais para todos os efeitos legais, nos termos do art. 11 da Lei nº 11.419/2006.

Art. 45.  Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu(sua) signatário(a), serão considerados originais para todos os efeitos legais, nos termos do art. 11 da Lei nº 11.419/2006. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Parágrafo único. Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos processos no SEI TRE-SP têm a mesma força probante dos originais, observado, para os documentos digitalizados, o disposto no art. 52.

SEÇÃO II

DA ENTRADA DE DOCUMENTOS

Art. 46.  Os documentos que derem entrada na Secretaria do TRE-SP em meio físico serão digitalizados. Estes, e aqueles que derem entrada em meio digital, serão autuados e autenticados no SEI TRE-SP e encaminhados pela Seção de Protocolo Geral à unidade destinatária dos documentos.

Art. 46.  Os documentos que derem entrada na Secretaria do TRE-SP em meio físico serão digitalizados. Estes, e aqueles que derem entrada em meio digital, serão autuados e, quando possível, autenticados no SEI TRE-SP e encaminhados pela Seção de Protocolo Geral à unidade destinatária dos documentos. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 2/2019)

Art. 46.  Os documentos que derem entrada na Secretaria do TRE-SP em meio físico serão digitalizados. Estes, e aqueles que derem entrada em meio digital, serão autuados e, quando possível, autenticados no SEI TRE-SP e encaminhados pela Seção de Protocolo Administrativo e Expedição – SEPAE à unidade destinatária dos documentos. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 1º  O número de processo SEI TRE-SP deverá ser afixado no canto superior direito da primeira folha do documento físico, aceitando-se, para tanto, o registro a caneta ou com etiqueta específica.

§ 2º  Os documentos físicos a que o caput se refere deverão ser devolvidos ao interessado ou, na impossibilidade, encaminhados à unidade destinatária, para arquivamento até o término do trâmite do processo e posterior eliminação, nos termos do art. 39, II.

§ 2º Os documentos físicos a que o caput se refere deverão ser devolvidos ao(à) interessado(a) ou, na impossibilidade, encaminhados à unidade destinatária, para arquivamento até o término do trâmite do processo e posterior eliminação, nos termos do art. 39, II. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 3º  Não serão retidos os documentos pessoais originais de interessados, devendo-se proceder à sua digitalização e inclusão no sistema. 

§ 3º  Não serão retidos os documentos pessoais originais de interessados(as), devendo-se proceder à sua digitalização e inclusão no sistema. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 47.  As demais unidades administrativas do TRE-SP poderão, excepcionalmente, digitalizar e capturar para o SEI TRE-SP documentos físicos ou digitais que tenham sido nelas recebidos.

Art. 48.  Os documentos recebidos em meio físico nas zonas eleitorais e postos de atendimento, no âmbito de sua competência, deverão ser digitalizados e capturados para o SEI TRE-SP, observados os procedimentos dos §§ 1º  a 3º  do art. 46.

Art. 49.  Toda correspondência remetida aos endereços deste Tribunal será aberta, ressalvados os casos de documentos com indicação de informação sigilosa no envelope, hipótese em que não será efetivada sua digitalização no momento do seu recebimento, sendo encaminhada à unidade responsável, sem violação do respectivo envelope, que efetivará os procedimentos de acordo com as regras de segurança da informação aplicáveis.

Art. 50.  O documento digitalizado será capturado para o SEI TRE-SP e registrado, classificado por assunto e atribuído o nível de acesso correspondente, conforme instrumentos de gestão documental em vigor, podendo dele se iniciar um novo processo ou ser inserido em um processo preexistente e relacionado. 

Art. 51.  Todos os documentos e processos físicos, de procedência interna ou externa, que forem digitalizados devem ser conferidos e, se necessário autenticados por servidor do Tribunal com uso de sua assinatura eletrônica.

Art. 51.  Todos os documentos e processos físicos, de procedência interna ou externa, que forem digitalizados devem ser conferidos e, se necessário, autenticados por servidor(a) do Tribunal com uso de sua assinatura eletrônica. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 52.  Os documentos SEI TRE-SP resultantes da digitalização de documentos físicos, sejam eles originais, cópias autenticadas em cartório, cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples, deverão ser classificados com o mesmo valor do documento apresentado.

Art. 53.  Apesar de não caracterizarem documento arquivístico, poderão ser objeto de digitalização e captura para o SEI TRE-SP jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais de origem externa, quando forem necessários para a instrução processual.

Parágrafo único.  Considera-se documento arquivístico o documento de caráter probatório produzido ou acumulado por uma instituição, para fins jurídicos, funcionais e administrativos, no curso de uma atividade por ela desenvolvida.  

Art. 54.  A captura para o SEI TRE-SP de documentos externos nato-digitais poderá ser efetuada por qualquer unidade, devendo ser observada a correta classificação do documento.

Art. 55.  As unidades que receberem documentos físicos originais deverão zelar por sua segurança e integridade enquanto estiverem sob sua responsabilidade. 

CAPÍTULO VII

DA PUBLICIDADE E DO ACESSO ÀS INFORMAÇÕES

Art. 56.  Todos os documentos e processos administrativos constantes do SEI TRE-SP são públicos, admitindo-se o sigilo somente nas hipóteses previstas na Constituição Federal, em lei, em resolução ou, ainda, por determinação judicial.

Parágrafo único. A classificação dada aos processos e documentos deve obedecer aos seguintes níveis de acesso:

§ 1º  A classificação dada aos processos e documentos deve obedecer aos seguintes níveis de acesso: (Incluído pela Instrução Normativa nº 2/2019)

I - Público: permite a visualização por todos os usuários internos do TRE-SP e por usuários externos previamente autorizados;

I - Público: permite a visualização por todos(as) os(as) usuários(as) internos(as) do TRE-SP e por usuários(as) externos(as) previamente autorizados; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

II - Restrito: permite a visualização por todos os usuários das unidades nas quais o processo tiver tramitado;

II - Restrito: permite a visualização por todos(as) os(as) usuários(as) das unidades nas quais o processo tiver tramitado; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

III - Sigiloso: permite a visualização apenas para os usuários prévia e formalmente autorizados.

III - Sigiloso: permite a visualização apenas para os(as) usuários(as) prévia e formalmente autorizados. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 1º Deverão ter acesso restrito os documentos e processos administrativos que contenham informações pessoais dos servidores, nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527/2011.

§ 2º Os documentos de terceiros que integram os processos administrativos terão caráter público na hipótese de consentimento expresso das pessoas a que se referirem, nos termos do inciso II do art. 31 da Lei nº 12.527/2011.

§ 2º  Deverão ter acesso restrito os documentos e processos administrativos que contenham informações pessoais dos servidores, nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527/2011. (Incluído pela Instrução Normativa nº 2/2019)

§ 2º Deverão ter acesso restrito os documentos e processos administrativos que contenham informações pessoais dos(as) servidores(as), nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527/2011. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

§ 3º  Os documentos de terceiros poderão ser juntados aos processos administrativos de licitações e contratações em caráter público, independente de autorização expressa de seus portadores, quando estes forem os próprios contratados, seus representantes, prepostos ou funcionários. (Incluído pela Instrução Normativa nº 2/2019)

§ 3º  Os documentos de terceiros(as) poderão ser juntados aos processos administrativos de licitações e contratações em caráter público, independente de autorização expressa de seus(suas) portadores(as), quando estes forem os(as) próprios(as) contratados(as), seus(suas representantes, prepostos(as) ou funcionários(as). (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 57.  Os detentores do processo eletrônico, preferencialmente a unidade geradora do documento, deverão, de ofício - segundo a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal – definir, redefinir, limitar ou ampliar o nível de acesso sempre que necessário e, especialmente, quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito ou sigiloso.

Art. 57.  Os(As) detentores(as) do processo eletrônico, preferencialmente a unidade geradora do documento, deverão, de ofício - segundo a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal – definir, redefinir, limitar ou ampliar o nível de acesso sempre que necessário e, especialmente, quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito ou sigiloso. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 58.  A atribuição a um documento de nível de acesso restrito ou sigiloso alterará a classificação de todo o processo para o nível equivalente.

Art. 59.  A atribuição de nível de acesso sigiloso, mediante solicitação formal do administrado para tratamento sigiloso de seus dados e informações, deverá ser efetivada por determinação fundamentada em despacho decisório de autoridade competente. Até que o despacho decisório seja expedido, o usuário interno deverá imediatamente informar o teor da solicitação à Diretoria-Geral e, temporariamente, atribuir ao processo nível de acesso sigiloso, para salvaguardar a informação possivelmente sigilosa.

Art. 59.  A atribuição de nível de acesso sigiloso, mediante solicitação formal do administrado para tratamento sigiloso de seus dados e informações, deverá ser efetivada por determinação fundamentada em despacho decisório de autoridade competente. Até que o despacho decisório seja expedido, o usuário interno deverá imediatamente informar o teor da solicitação à Diretoria-Geral e, temporariamente, atribuir ao processo nível de acesso restrito, para salvaguardar a informação possivelmente sigilosa. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 59.  A atribuição de nível de acesso sigiloso, mediante solicitação formal do administrado para tratamento sigiloso de seus dados e informações, deverá ser efetivada por determinação fundamentada em despacho decisório de autoridade competente. Até que o despacho decisório seja expedido, o(a) usuário(a) interno(a) deverá imediatamente informar o teor da solicitação à Diretoria-Geral e, temporariamente, atribuir ao processo nível de acesso restrito, para salvaguardar a informação possivelmente sigilosa.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 60.  O nível de acesso sigiloso somente deverá ser atribuído ao processo quando contiver informação sigilosa nos termos da lei, cujo acesso deva ser limitado aos usuários internos que possuam Credencial de Acesso SEI sobre o correspondente processo.

Art. 60.  O nível de acesso sigiloso somente deverá ser atribuído ao processo quando contiver informação sigilosa nos termos da lei, cujo acesso deva ser limitado aos(às) usuários(as) internos(as) que possuam Credencial de Acesso SEI sobre o correspondente processo. Parágrafo único. A classificação do sigilo de informação no âmbito da Justiça eleitoral é de competência das autoridades definidas no artigo 8º da Resolução TRE-SP nº 617/2023.  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Parágrafo único.  A classificação do sigilo de informação no âmbito da Justiça eleitoral é de competência das autoridades definidas no artigo 8º da Resolução TRE-SP nº 484/2019. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 61.  Processos sigilosos não admitem tramitação, apenas acesso pelos interessados previamente autorizados.

Art. 61.  Processos sigilosos não admitem tramitação, apenas acesso pelos(as) interessados(as) previamente autorizados. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 62.  Ao expirar ou não havendo mais causa para a restrição, a classificação do processo ou documento deverá ser alterada de restrito para público. 

CAPÍTULO VIII

DAS REGRAS PROCEDIMENTAIS

Art. 63.  Toda solicitação de consulta de processo formulada por cidadãos deve ser encaminhada ao Núcleo de Informação ao Cidadão - NIC, que, quando necessário, solicitará o link de acesso ao processo/documento à unidade responsável para resposta ao interessado.

Art. 63.  A solicitação de disponibilização de acesso externo do processo eletrônico, formulada por interessado(s)(a)(as), deve ser decidida pela unidade gestora do processo. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 64.  A disponibilização de informação do SEI TRE-SP, diretamente pelas unidades, para outros órgãos da Administração ou à parte interessada no processo poderá ser realizada, dispensado o prévio cadastro, nos seguintes termos:

I - em se tratando de informação com relevante repercussão política ou social, ou aquelas de caráter preparatório, que serão utilizadas como fundamento de futura tomada de decisão, mediante autorização dos Secretários ou Assessores-Chefes, no âmbito da Secretaria, ou do Juiz Eleitoral, nas zonas;

II - nos demais casos, mediante autorização da chefia imediata.

Art. 65.  São de responsabilidade das unidades:

I - Gerenciar a classificação do assunto de cada processo que por ela tramitar, a fim de manter sua correta indexação e classificação de temporalidade, a ser considerada para arquivamento e destinação final dos dados; 

II - Criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos aos seus procedimentos, para orientar sua regular instrução processual; 

III - Revisar, sempre que necessário, o nível de acesso de processos e documentos, ampliando-o ou limitando-o, conforme a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal;

IV - Revisar, imediatamente, o tipo e os demais dados cadastrais atribuídos ao processo gerado em decorrência do recebimento de documentos de origem externa, alterando-o caso necessário; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

V - Verificar a qualidade da digitalização dos documentos encaminhados por meio de peticionamento eletrônico, bem como notificar o usuário externo para que reapresente os documentos cuja digitalização tenha sido feita de modo inadequado, estipulando prazo para cumprimento; (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

V - verificar a qualidade da digitalização dos documentos encaminhados por meio de peticionamento eletrônico, bem como notificar o(a) usuário(a) externo(a) para que reapresente os documentos cuja digitalização tenha sido feita de modo inadequado, estipulando prazo para cumprimento; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

VI - Certificar-se do regular credenciamento do usuário externo sempre que necessário. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

VI - certificar-se do regular credenciamento do(a) usuário(a) externo(a) sempre que necessário. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

Art. 66. A fim de facilitar pesquisas futuras, a especificação dos processos deverá ser padronizada da seguinte forma: 

I - Aberto pelo Cartório: iniciar com o número da ZE (sem ª) seguido do assunto principal. Ex.: 001 ZE Bela Vista solicita autorização para mudança;

II - Pedido de órgãos/entidades externas: sigla e nome completo do solicitante sem abreviação seguido do assunto principal. Ex.: OAB Ordem dos Advogados do Brasil solicita empréstimo de urnas eletrônicas;

II - Pedido de órgãos/entidades externas: sigla e nome completo do(a) solicitante sem abreviação seguido do assunto principal. Ex.: OAB Ordem dos Advogados do Brasil solicita empréstimo de urnas eletrônicas;  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2023)

III - Incluir palavras-chaves. Ex.: CNJ Conselho Nacional de Justiça acompanhamento de decisão nº 123456/2019 (acessibilidade); 

IV - Peticionamento eletrônico: iniciar com a expressão “Peticionamento eletrônico”, seguido do assunto principal. Ex.:Peticionamento eletrônico – Petição padrão (Secretaria do TRE-SP). (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2020)

Art. 66-A.  O uso da funcionalidade de publicação, para divulgar documentos em veículo de publicação, interno ou externo, deverá ser objeto de aprovação prévia pelo(a) Secretário(a) da área interessada, com exceção dos atos que exijam a manifestação prévia da Diretoria-Geral. (Incluído pela Instrução Normativa nº 1/2023)

CAPÍTULO IX

DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E DA AUDITORIA

Art. 67.  Os autos inseridos no SEI TRE-SP serão protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e a integridade dos dados, dispensando-se a formação de autos suplementares em meio físico. 

Art. 68.  Os documentos, processos administrativos e assinaturas eletrônicas serão armazenados de forma a garantir procedimentos de auditoria de autenticidade da informação.  

Art. 69.  Todos os acessos a dados sigilosos ou restritos serão registrados e passíveis de auditoria.  

CAPÍTULO XI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 70.  Os casos omissos serão submetidos à Diretoria-Geral deste Tribunal.

Art. 71.  Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação.

São Paulo, em 31 de maio de 2019.

CLAUCIO CRISTIANO ABREU CORRÊA

DIRETOR-GERAL

ANEXO

ANEXO  (Redação dada pela Instrução Normativa nº 1/2020)