O Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo (TRE-SP) está criando um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) em parceria com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) com o objetivo de preservar materiais digitais e manter o acesso ao acervo a longo prazo. O repositório usa as mesmas práticas do arquivo de papel, mas funciona em meio digital. O Ibict é ligado ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, responsável pelo aperfeiçoamento e desenvolvimento de recursos e de infraestrutura de informação científica e tecnológica.

De acordo com a Seção de Gestão de Documentos Eletrônicos (Segdoc) do TRE-SP, o repositório busca assegurar que documentos digitais sejam conservados e atualizados conforme a evolução tecnológica, de forma que, mesmo ocorrendo mudanças de formatos (doc, pdf, txt, jpg, tiff etc.) ou de sistemas (Microsoft, Linux), os arquivos continuem acessíveis e íntegros no futuro. “No arquivo do Judiciário, nós temos que garantir que uma petição que deu entrada é rigorosamente a mesma que foi preservada. Por isso, o termo repositório digital confiável”, explica o servidor Démerson Dias.

O repositório vai preservar dois tipos principais de arquivos, os documentos de longa guarda, que precisam ser preservados por um tempo prolongado, como informações de Recursos Humanos (RH), que tem conservação definida de 100 anos, e materiais de guarda permanente, que precisam estar à disposição da sociedade por tempo indeterminado.

“Esses são os principais desafios. Na história da humanidade, documentos em papel ou couro sofreram deterioração. Os dados digitais são ainda mais voláteis e precários. Por isso, os setores que tratam de arquivologia em diversos países, inclusive o Brasil, definem normas e condições para a preservação”, argumenta Dias.

O servidor acrescenta que a partir da implantação do RDC-Arq, o TRE-SP terá condições de preservar informações institucionais e judiciais para acesso no futuro. “Nesse contexto, estão previstas também soluções para dar publicidade à sociedade das atividades e decisões do Tribunal, aperfeiçoando a prática de publicidade e transparência”, afirma Dias.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) determinou que os órgãos do Judiciário buscassem soluções para preservação digital. A parceria do TRE-SP com o Ibict foi formalizada em dezembro passado por meio de um Termo de Execução Descentralizada, instrumento que regula a transferência de créditos entre órgãos e entidades para a execução de atividades de interesse recíproco. Foi a primeira vez que o Tribunal celebrou esse tipo de convênio.

O repositório de arquivos será criado a partir do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) do TRE-SP. Para o juiz eleitoral Carlos Alexandre Böttcher, coordenador da Comissão de Gestão da Memória do TRE/SP,  o convênio “é fundamental para preservação da Memória da Justiça Eleitoral, pois o SEI é um dos principais sistemas usados pelos Tribunais Eleitorais e é necessário que seja feita a gestão desses documentos eletrônicos para a seleção e destinação final para a guarda permanente ou eliminação”. Ademais, “os produtos em estudo pelo convênio com o IBict poderão ser futuramente replicados por outros órgãos da Justiça Eleitoral e de outros ramos do Judiciário, a partir da Plataforma Digital do Poder Judiciário (PDPJ), colocando o TRE/SP em grande destaque no cenário nacional”, acrescentou o juiz Böttcher. “Vamos utilizar a tecnologia desenvolvida em parceria com o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT), que ajudou a desenvolver o modelo de preservação Hipátia e também o modelo Barrapress, que ajuda no pareamento e empacotamento das informações a serem enviadas para preservação”, detalha Dias.

Atualmente, o projeto, que tem duração de 36 meses, está na fase de reuniões preparatórias para estudos e diagnósticos. O trabalho é coordenado por um grupo multidisciplinar com servidores das áreas de tecnologia da informação e de gestão documental. A parceria com o Ibict foi uma solução encontrada pelo TRE-SP depois de cerca de dois anos de estudos, pesquisas e cursos.

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